Что нужно учесть при заключении договора на бухгалтерское обслуживание

Что нужно учесть при заключении договора на бухгалтерское обслуживание

Договор на бухгалтерское обслуживание, это гражданско-правовой договор, договор возмездного оказания услуг.

Основные моменты и рекомендации, которые нужно учесть при разработке  своего шаблона договора:

• Старайтесь придерживаться типового, разработанного вами договора — шаблона и не править его под пожелания каждого клиента. Иначе, вы можете не уследить, какие условия с кем у вас действуют. Объясняйте, что это ваш стандарт работы, которого вы придерживаетесь при оказании качественных услуг. Это требование вовсе не означает отсутствие клиенто-ориентированности, но демонстрирует  уважение и уверенность в тех услугах, что вы оказываете и качество которых гарантируете.
• Введите пункт о том, что стороны вправе разработать регламент документооборота в качестве приложения к договору. Это позволит вынести всю экзотику за пределы типового договора.
• Предусмотрите автоматическую пролонгацию договора, если ни одна сторона не известит другую о нежелании продолжать  сотрудничество. Это избавит вас от ежегодной дополнительной работы по формальному перезаключению договоров.
• Не включайте в договор ваших обязанностей по представлению различных отчетов о вашей работе клиенту и вообще сведите к минимуму формальный документооборот по договору. У вас и так отчетности хватит, не нужно искусственно придумывать себе дополнительные точки отчетности.
• Так как договор возмездного оказания услуг, не требует составления актов выполненных работ, то мы рекомендуем включить соответствующие пункты об несоставлении актов оказанных услуг в договор (см. шаблон договора). Это вас избавит от излишнего, паразитного документооборота и возможных потерь со стороны недобросовестных клиентов.
• Предусмотрите авансовый тип платежей по договору, когда клиент оплачивает в начале месяца стоимость бухгалтерского обслуживания за этот месяц. Это позволит вам повысить собираемость выручки и уменьшить задержки платежей.
• Предусмотрите условие одностороннего прекращения (приостановки) действия договора в случае просрочки платежей. Это вам позволить автоматически отключать от указания услуг неплательщиков.
• Введите в договор раздел посвященный защите персональных данных. Так же сделайте ссылку на регламент работы с персональными данными (см. шаблон договора).
• Оставьте возможность безусловного и  одностороннего прекращения действия договора с вашей стороны, при этом срок уведомления не делайте большим, а ограничьтесь, например 10 рабочими днями. К сожалению, такое условие может вам пригодиться.
• Пропишите свою обязанность досдачи отчетности, если срок расторжения придется на последний отчетный месяц. Это справедливо и позволит пролоббировать пункт об одностороннем прекращении договора.

В Мультибухгалтере вы можете настроить  шаблоны договоров, дополнительных соглашений  доверенностей и любых документов, которые используете в договорной работе с клиентами. При этом, вводя данные в карточку клиента, вы получите заполненный договор и никакого повторного  ввода уже не потребуется!

За что отвечаем, как прописываем ответственность в договоре

Нормальная практика заключается в том, что бухгалтерская фирма гарантирует своим клиентам компенсацию убытков в размере уплаченных клиентов сумм штрафов, если такая ответственность вызвана действием или бездействием бухгалтерской фирмы.

Основные моменты и рекомендации, которые нужно учесть при выработке условия ответственности бухгалтерской фирмы:

• Контролирующих органов, которые могут наложить штрафы на вашего клиента чрезвычайно много. Не всё то, что вы делайте, должно покрываться вашей ответственностью, даже если вы и принимали в этом участие.  Ограничьте свою ответственность налоговыми органами и органами государственных внебюджетных фондов.
• Введите условие, что вы не несете ответственность за санкции, наложенные государственными органами и любой другой ущерб, вследствие нарушения вашим клиентам законодательства.
• Так же введите пункт об освобождении вас от ответственности, если клиент исказил информацию или передал ее вам в неполном объеме.
• Введите пункт о том, что не несете ответственность в тех случаях, когда довели до заказчика свое аргументированное мнение, но ситуация содержит риски ввиду неясности законодательства либо неоднозначностью квалификации операций вашего клиента.

Какие проблемы, связанные с учетом доверенностей и договоров сможет решить Мультибухгалтер.

Делимся опытом пользователей: как наладить учет доверенностей и договоров в бухгалтерской фирме

1. Как не упустить доверенности с истекающими сроками

У нас (в нашей бухгалтерской фирме) много клиентов, отчетность мы сдаем на основе доверенностей клиентов. Учет доверенностей ведет наш административный отдел, и, если мы не отследили, что доверенность закончилась, нам приходится экстренно подготавливать новую, вызывать клиента, отправить доверенность в налоговые органы. В отчетный период это такая нервотрепка, когда подгружаешь отчетность и видишь, что что-то упустили…

2. Как обеспечить наличие подписанных экземпляров всех договоров

Также наш отдел готовит договора с клиентами. Все формы договоров мы уже давно настроили в Мультибухгалтере, и с этим никаких проблем нет. Но у нас повторялись случаи, когда мы отдавали клиенту договор на подпись, фактически уже начинали работать, особенно, когда клиент приходит в отчетность, а потом забывали, что подписанный экземпляр договора он нам так и не вернул. Казалось бы, не такой уж сложный процесс, но с ним тоже могут быть сбои. Потом вручную пролистывали папки с договорами и восстанавливали хронологию событий, почему у нас нет подписанного экземпляра договора…

3. Как контролировать изменения стоимости услуг и наличие подписанных дополнительных соглашений

Такая же проблема, связанная с юридическими рисками, была в вопросе отслеживания договорных условий: ведь необходимо, чтобы на любые изменения стоимости услуг были оформлены и подписаны дополнительные соглашения. Особенно это важно, когда прошло время и начинаешь выяснять, какие были изменения и есть ли в наличии все дополнительные соглашения.

Что мы сделали:

Я работаю со списком доверенностей, которые учитывает Мультибухгалтер. Открываю реестр и сразу вижу все, что мне нужно: если индикатор — оранжевый, то значит доверенность уже на “подходе”, нужно ее обновлять, так как скоро закончится срок ее действия. Когда индикатор красный, это означает, что доверенность истекла. Если по поводу доверенности нужно связаться с клиентом, я ставлю себе или бухгалтерам такую задачу в Мультибухгалтере.



Я также подготавливаю договора по новым клиентам. Сама форма договора настроена в Мультибухгалтере. Я заношу данные в карточку клиента и эти же данные автоматически подставляются в форму договора, так что мне нужно только его распечатать. Так как клиентов много и я могу подготавливать сразу несколько договоров, мне необходимо следить, подписан договор или нет. Я это делаю в Мультибухгалтере, так как там, в реестре договоров, отслеживается статус договора.



В Мультибухгалтере мне ставят задачи, если стоимость договора изменена. Это очень удобно: я вношу изменение в договор через дополнительное соглашение и затем отслеживаю статус, подписано оно или нет.

Какой результат мы получили:

· Сейчас с реестром доверенностей никаких сбоев и неожиданностей больше нет: мы отслеживаем доверенности и продлеваем их заранее, чтобы клиентам было удобно подъехать и подписать документы. Это очень комфортно и для нас — не нужно отвлекаться на доверенности во время отчетности.

· Одновременно в Мультибухгалтере мы отслеживаем статус договоров: на подписи договор или уже подписан и возвращен нам. Таким образом, больше никакой ручной работы по отслеживанию договоров и их поиску нет.

· Также нет путаницы при изменении стоимости бухгалтерского обслуживания, нет никаких “неподцепленных” изменений, и мы уверены в том, что отношения с клиентами оформлены корректно.