Какие у нас были проблемы, связанные с учетом доверенностей и договоров
1. Как не упустить доверенности с истекающими сроками
У нас (в нашей бухгалтерской фирме) много клиентов, отчетность мы сдаем на основе доверенностей клиентов. Учет доверенностей ведет наш административный отдел, и, если мы не отследили, что доверенность закончилась, нам приходится экстренно подготавливать новую, вызывать клиента, отправить доверенность в налоговые органы. В отчетный период это такая нервотрепка, когда подгружаешь отчетность и видишь, что что-то упустили…
2. Как обеспечить наличие подписанных экземпляров всех договоров
Также наш отдел готовит договора с клиентами. Все формы договоров мы уже давно настроили в Мультибухгалтере, и с этим никаких проблем нет. Но у нас повторялись случаи, когда мы отдавали клиенту договор на подпись, фактически уже начинали работать, особенно, когда клиент приходит в отчетность, а потом забывали, что подписанный экземпляр договора он нам так и не вернул. Казалось бы, не такой уж сложный процесс, но с ним тоже могут быть сбои. Потом вручную пролистывали папки с договорами и восстанавливали хронологию событий, почему у нас нет подписанного экземпляра договора…
3. Как контролировать изменения стоимости услуг и наличие подписанных дополнительных соглашений
Такая же проблема, связанная с юридическими рисками, была в вопросе отслеживания договорных условий: ведь необходимо, чтобы на любые изменения стоимости услуг были оформлены и подписаны дополнительные соглашения. Особенно это важно, когда прошло время и начинаешь выяснять, какие были изменения и есть ли в наличии все дополнительные соглашения.
Что мы сделали:
Я работаю со списком доверенностей, которые учитывает Мультибухгалтер. Открываю реестр и сразу вижу все, что мне нужно: если индикатор — оранжевый, то значит доверенность уже на «подходе», нужно ее обновлять, так как скоро закончится срок ее действия. Когда индикатор красный, это означает, что доверенность истекла. Если по поводу доверенности нужно связаться с клиентом, я ставлю себе или бухгалтерам такую задачу в Мультибухгалтере.
Я также подготавливаю договора по новым клиентам. Сама форма договора настроена в Мультибухгалтере. Я заношу данные в карточку клиента и эти же данные автоматически подставляются в форму договора, так что мне нужно только его распечатать. Так как клиентов много и я могу подготавливать сразу несколько договоров, мне необходимо следить, подписан договор или нет. Я это делаю в Мультибухгалтере, так как там, в реестре договоров, отслеживается статус договора.
В Мультибухгалтере мне ставят задачи, если стоимость договора изменена. Это очень удобно: я вношу изменение в договор через дополнительное соглашение и затем отслеживаю статус, подписано оно или нет.
Какой результат мы получили:
- Сейчас с реестром доверенностей никаких сбоев и неожиданностей больше нет: мы отслеживаем доверенности и продлеваем их заранее, чтобы клиентам было удобно подъехать и подписать документы. Это очень комфортно и для нас — не нужно отвлекаться на доверенности во время отчетности.
- Одновременно в Мультибухгалтере мы отслеживаем статус договоров: на подписи договор или уже подписан и возвращен нам. Таким образом, больше никакой ручной работы по отслеживанию договоров и их поиску нет.
- Также нет путаницы при изменении стоимости бухгалтерского обслуживания, нет никаких «неподцепленных» изменений, и мы уверены в том, что отношения с клиентами оформлены корректно.
