Инструкция по работе в Мультибухгалтере

Кабинет администратора

1. Про Мультибухгалтер

1.1. С чего начать работу в Мультибухгалтере?

Настроить Мультибухгалтер для вашей фирмы и приступить к работе можно всего за 3 шага:

  1. Добавьте клиентов (5.3) ;
  2. Добавьте сотрудников (6.2) ;
  3. Добавьте организации (4.3) .

! Совет: обратите внимание на разницу между клиентом и организацией, подробнее про это мы написали здесь . !

Все готово для начала работы. У клиентов и сотрудников есть доступ к своим личным кабинетам, а график событий уже сформирован.

Наверх

1.2. Как работать в Мультибухгалтере?

Мультибухгалтер – онлайн-офис для вашей фирмы, он объединяет руководителя, сотрудников и клиентов в одном пространстве. Можно работать удаленно или из офиса без потери целостности фирмы.

Мультибухгалтер – это гибкий инструмент, подойдет для фирм разного размера с разной структурой. Например, в Мультибухгалтере:

Подробнее про работу в Мультибухгалтере читайте в этой инструкции. А если вы не уверены, как решить задачу вашей фирмы – обращайтесь к нашей команде поддержки по почте info@multibuhgalter.ru или по телефону +7 495 115 72 03 . Мы будем рады помочь.

Наверх

1.3. Как легко вести любое число клиентов в Мультибухгалтере?

В Мультибухгалтере мы разработали схему ведения клиентов, которая поможет увеличивать базу клиентов без наращивания штата и без рисков ошибок и пропусков. Здесь есть два секрета:

1) Один раз занести организацию в базу, а остальное Мультибухгалтер сделает за вас:

2) Общаться с клиентами через личные кабинеты. Не разрываться на чаты и мессенджеры, не пересылать сообщения. Подробнее про личные кабинеты клиентов можно прочитать здесь.

Наверх

2. Про кабинет администратора

2.1. Что такое кабинет администратора?

Сейчас вы находитесь в кабинете администратора. Он нужен в первую очередь для:

! Совет: назначьте ответственного за кабинет администратора, и ставьте ему задачи, когда нужно внести изменения в базу, выставить счет, сформировать документ или добавить событие в график. !

Здесь же есть инструменты для организации и управления работой: рейтинг сотрудников, среднее время ответа сотрудников на сообщения и задачи, рейтинг клиентов. И обычный рабочий функционал: график и календарь событий, чаты с клиентами и так далее.

! Совет: используйте кабинет администратора для внесения изменений в базу и для организационных функций, а работайте через кабинет сотрудника – это обезопасит вас от нежелательных, случайных правок в ключевых данных.!

Подробнее про кабинеты сотрудника (6.1) и клиента (5.2) .

Наверх

2.2. Какие функции доступны только администратору?

Следующие функции доступны только в кабинете администратора:

Наверх

3. Про полезную информацию

3.1. Что такое полезная информация?

Полезная информация – аналог доски объявлений или чата для сотрудников фирмы, где можно размещать сообщения, новости, памятки и организовывать записи по темам (страницам), которые будут видны всем сотрудникам фирмы.

Создавать новые темы и переименовывать или удалять может только администратор, а вот дополнять содержимое могут все сотрудники, кликнув на "окошко" с текстом темы.

Добавить новую тему можно с помощью кнопки «Новая страница», а многоточие рядом с названием позволит его отредактировать или удалить запись.

Наверх

4. Про организации

4.1. Чем отличаются организации от клиентов?

Организации – это юридические лица или ИП, бухгалтерию которых вы ведете.

Клиенты – контактные лица, руководители или бенефициары организации или группы организаций. У одного клиента может быть сразу несколько организаций.

Наверх

4.2. Надо ли вносить свою организацию?

Свою организацию можно внести в список организаций. Тогда она будет в графике вместе с клиентскими организациями. И вам будет удобно отслеживать сроки по ней.

! Подсказка: задачи в Мультибухгалтере прикрепляются к организациям. Если есть общая задача, которая не относится к работе с клиентами, ее можно отнести к вашей организации. !

Добавить организацию в базу можно в разделе Организации – Добавление организации в кабинете администратора. Подробнее

Наверх

4.3. Как добавить организацию в базу?

Занести организацию в базу можно через раздел Организации-Добавление организаций. Но если у вас уже есть готовый файл или база организаций, то будет быстрее импортировать организации.

Сначала вводятся название и основные налоговые и юридическое параметры, на основе которых автоматически будут сформированы график и календарь событий для этой организации.

! Совет: обратите внимание на корректное заполнение параметров организации, ведь именно от них зависит формирование графика событий, а значит, и безошибочность работы.!

! Подсказка: если у организации есть сотрудники, то нужно поставить галочку «работодатель» – мы заметили, что про нее часто забывают :( .!

Посмотреть общий список событий и для каких организаций они формируются можно в разделе События - Список событий в кабинете администратора.

Организацию можно закрепить за сотрудниками и клиентами, об этом мы написали здесь.

Поподробнее про некоторые параметры:

Дальше нужно заполнить карточку организации. Это можно сделать автоматически через автозаполнение по ИНН: введите ИНН в соответствующую строку в карточке и нажмите на кнопку «Автозаполнить по ИНН». Тогда информация подтянется автоматически из партнерской базы данных.

!Подсказка: автозаполнение по ИНН позволяет разово заполнить информацию в карточке организации. Автоматически обновляться она не будет.!

Ниже можно настроить автоматическое выставление счетов, и сформировать документы, указать тарифы для выставления счетов, понижающий или повышающий коэффициент для расчета Тарифа 1.

! Подсказка: в кабинете администратора может находиться одновременно несколько пользователей, так что можно дать сотрудникам доступ к нему, чтобы они завели себе личные кабинеты и занесли свои организации в систему. Потом пароль можно изменить в Настройках. !

Наверх

4.4. Зачем закреплять сотрудников и клиентов?

Каждая организация закрепляется за клиентом – представителем, руководителем или бенефициаром; и за тремя сотрудниками: бухгалтер по заработной плате, по налогам и по первичке.

Клиент в своем личном кабинете будет видеть:

Подробнее про кабинет клиента.

Закрепленным сотрудникам будет удобно работать со своими организациями: у них будет свой график, быстрый выбор по организациям и оповещения о сообщениях от клиентов. Подробнее про кабинет сотрудника.

!Подсказка: но доступ к сообщениям клиентов, графикам и документам по всем организациями будет у всех сотрудников вне зависимости от привязки. !

Закрепить организацию за сотрудником можно в карточке организации – при создании или редактировании.

Наверх

4.5. Где посмотреть базу данных организаций?

Просмотреть список организаций можно в разделе Организации – Список организации в кабинете администратора и в разделе Все организации в кабинете сотрудника. Кликнув по наименованию организации в списке вы перейдете к карточке организации.

Чтобы ускорить поиск и не пролистывать весь список, зажмите клавиши ctrl+F - если работаете на Windows - или cmd+F - если вы пользователь MacOS - откроется окно поиска. А если список организаций нужен для печати или использования во внешних программах, то в разделе Печатные формы - Список организаций в кабинете администратора есть удобная для копирования таблица.

Наверх

4.6. Где хранятся документы организации?

В Мультибухгалтере у вас с клиентом есть общее хранилище, куда вы можете подгружать файлы, организовывать их по папкам. Хранилище привязывается к организации, оно расположено в самом низу карточки организации.

! Подсказка: удалить файл может только тот, кто его подгрузил. Так, вы не можете удалить файл от клиента, а клиент не может удалить файл от вас. !

Также можно отправлять файлы в чатах, которые создает клиент. Доступ к чатам есть в разделе "Сообщения клиентов". Подробнее про общение с клиентами через Мультибухгалтер можно прочитать здесь.

! Подсказка: доступ к файлам и сообщения клиентов есть у всех сотрудников вашей фирмы. !

Наверх

4.7. Что такое импорт организаций?

Импорт организаций позволяет заносить организации в систему не по одной, а сразу все с помощью подгрузки файла для импорта. Для этого нужно:

  1. перейти в раздел Организации - Импорт организаций в кабинете администратора;
  2. скачать образец файла списка;
  3. преобразовать имеющийся у вас файл с организациями по образцу из пункта 2);

! Подсказка: обязательные для заполнения поля в файле отмечены «*»: название организации и полное название организации.!

  1. подгрузить файл в систему: выбрать и обработать.

! Подсказка: если в файле одна и та же организация внесена дважды, не волнуйтесь. Мультибухгалтер проверит файл на дубликаты, и каждая организация будет занесена только один раз.!

Наверх

4.8. Что такое экспорт организаций?

Экспорт организаций позволяет выгрузить базу данных организаций из Мультибухгалтера на ваш компьютер.

Экспорт организаций расположен в разделе Организации – Экспорт организаций в кабинете администратора.

Наверх

4.9. Как рассчитать тариф организации?

В Мультибухгалтере можно выставлять счета за ежемесячное обслуживание. Счета выставляются автоматически на сумму из строки «Тарифы» в карточке организации.

Тариф можно задать вручную, а можно рассчитать исходя из объема работ по организации в разделе Организации – Тарифы.

Такая возможность поможет отслеживать объем работ и не бояться пропустить их увеличение при предоплатной модели расчетов.

Позволит легко тарифицировать каждую операцию при постоплатной модели. Для этого нужно перед выставлением счетов загружать данные за прошедший месяц и прогонять расчет тарифов.

Как это работает:

В разделе Организации – Тарифы нужно загрузить XLS файл с количественными показателями за месяц. Такой файл можно сделать самостоятельно, а можно настроить его заполнение из 1С.

После подгрузки файла в таблице заполнится графа «Расчетный тариф» – тариф будет рассчитан на основе принципов ценообразования, которые настраиваются в разделе Организации – Настройка тарифа, подробнее.

Если расчетный тариф будет отличаться от текущего, то его значение будет выделено:

Так, на одном экране вы увидите, по каким организациям идет переработка, а по каким наоборот.

В поле «Новый тариф» можно обновить значения по всем или по отдельным организациям на новые, отредактировать вручную или оставить без изменений. Это решение принимаете вы сами.

Кнопка «Назначить новый тариф» обновит значения первого тарифа в карточках организаций. И при выставлении счетов будет учтено новое, обновленное значение.

! Все изменения будут касаться только первого тарифа в карточке организации. !

Про настройку принципов ценообразования мы написали здесь, а про выставление счетов здесь.

Наверх

4.10. Как настроить тарифы?

Перед тем, как рассчитать тарифы организаций, нужно настроить принципы ценообразования – правила, по которым будут рассчитываться тарифы – в разделе Организации – Настройка тарифа .

Тариф организации состоит из базового тарифа и доплаты за количественные показатели за месяц:

Базовый тариф – начальная сумма для ИП и ООО, плюс надбавки за систему налогообложения.

Количественные показатели за месяц – расчетные значения по количественным параметрам, которые прибавляются к базовому тарифу: стоимость за один документ, за одного сотрудника и за оборот выручки.

Минимальное или максимальное значения – это пограничные значения для стоимости услуги. Если по количеству документов стоимость услуги «не доберет» до минимального значения, то в расчетном тарифе будет учтена минимальная стоимость: например, минимальные 500 р. вместо 200 р. по числу документов. И наоборот, если стоимость превысит максимальное значение, то в тарифе будет учтено максимальное значение: максимальная 1000 р. вместо 1500 фактических.

Пример итогового расчета «базовый тариф + количественные показатели за месяц»:

ООО [1000 р] + УСН [0 р.] + Кол-во док бух [30 р. x 15 документов] + Кол-во авансовых отчетов [0 р.] + Кол-во банковских выписок [0 р.] + Кол-во кассовых ордеров [0 р.] + Кол-во поступлений [0 р.] + Кол-во счетов [0 р.] + Кол-во док зуп [0 р.] + Кол-во сотрудников в организации [1 сотрудник х 500 р., но не мнее 1000 р. = 1000 р.] = 2450 р.

! Подсказка: в карточке организации можно задать повышающий или понижающий коэффициент. Например, если для отдельной организации вы делаете скидку 50% на обслуживание, то это можно учесть с помощью коэффициента «0.5». !

Наверх

4.11. Куда занести информацию о потенциальном клиенте?

К вам обратился потенциальный клиент, пока еще не заключили договор, но хотели бы его где-то запомнить? Занести информацию по потенциальному клиенту можно в раздел Новые контакты в кабинете администратора. Подробнее

Наверх

4.12. Как легко вести любое число организаций?

В Мультибухгалтере мы разработали схему ведения клиентов, которая поможет увеличивать базу клиентов без наращивания штата и без рисков ошибок и пропусков. Здесь есть два секрета:

1) Один раз занести организацию в базу, а остальное Мультибухгалтер сделает за вас:

2) Общаться с клиентами через личные кабинеты. Не разрываться на чаты и мессенджеры, не пересылать сообщения. Подробнее про личные кабинеты клиентов можно прочитать здесь .

Наверх

4.13. Как удалить организацию?

Чтобы удалить организацию навсегда, найдите ее в Организации – Список организаций в кабинете администратора и нажмите на красный крестик рядом с названием.

Еще можно заморозить организацию. Например, если вы временно прерываете работу с организацией и удалять ее из базы пока не хотите. Для этого нужно поставить отметку "Не обслуживается" в карточке организации. Тогда организация не будет отображаться в графике и календаре, но из базы данных она не удалится. И в любой момент вы сможете ее активировать.

Наверх

5. Про клиентов

5.1. Чем отличаются клиенты от организаций?

Организации – это юридические лица или ИП, бухгалтерию которых вы ведете.

Клиенты – контактные лица, руководители, бенефициары организаций или группы организаций. У одного клиента может быть сразу несколько организаций.

Наверх

5.2. Зачем нужен личный кабинет клиента?

Личный кабинет клиента нужен для того, чтобы свести все общение бухгалтеров с клиентами в одном место и не терять документы и информацию по мессенджерам. Это сэкономит время, сделает общение удобным и для вас, и для клиента.

Доступ ко всем файлам и сообщениям будут у всех сотрудников, так рабочее общение с клиентом будет полностью прозрачным.

Попасть в свой личный кабинет клиенты могут через мобильное приложение «Мультибухгалтер» и через форму на нашем или вашем сайте.

В личном кабинете клиентам доступны:

Если на телефоне клиента разрешен показ уведомлений, то клиент будет получать PUSH-оповещения об отправленных ему счетах, документах и сообщениях.

! Подсказка: у ИП без параметра «работодатель» в личном кабинете клиента бухгалтер по зарплате не отображается. !

Подробнее про размещение формы для входа и баннера для скачивания мобильного приложения на ваш сайт можно прочитать здесь и здесь.

Наверх

5.3. Как создать личный кабинет клиента?

Занести клиента в базу и подключить его к личному кабинету можно через раздел Клиенты-Добавление клиента в кабинете администратора.

Оповещение о создании для клиента личного кабинета можно отправить ей или ему на почту, отметив соответствующее поле "галочкой".

Попасть в свой личный кабинет клиенты могут через мобильное приложение «Мультибухгалтер» и через форму на нашем или вашем сайте. Подробнее про размещение формы для входа и баннера для скачивания мобильного приложения на ваш сайт можно прочитать здесь и здесь .

Наверх

5.4.Как отправить сообщение клиенту?

Сотрудники могут писать сообщения клиентам и прикреплять файлы для клиентов через свои личные кабинеты, из карточек организаций. Клиенты получат сообщения и файлы также в свои личные кабинеты в Мультибухгалтере, такие сообщения отобразятся на главном экране.

Если клиент начал чат с вами, то ответить на сообщения в чате можно через раздел Сообщения клиентов в кабинете администратора и в разделе Сообщения в кабинете сотрудника. Чаты по закрепленным организациям будут отображаться и на главном экране в кабинете сотрудника.

Подгрузить и посмотреть файлы можно в карточках отдельных организаций и на главной странице в кабинете сотрудника, последнее – только по закреплённым организациям.

Чтобы не пропустить новое сообщение, можно подключить оповещения о новых сообщениях.

Наверх

5.5.Как добавить файл для клиента?

Файл для клиента можно подгрузить в карточку организации или отправить в чате, который начал клиент.

Перейти в чат можно через раздел Сообщения клиентов в кабинете администратора и в разделе Сообщения в кабинете сотрудника. Чаты по закрепленным организациям будут отображаться и на главном экране в кабинете сотрудника.

Наверх

5.6.Где хранятся документы от и для клиента?

Документы от клиента хранятся в карточке организации, к которой относятся документы.

Если документ был отправлен в чате, то перейти в чат можно через раздел Сообщения клиентов в кабинете администратора и в разделе Сообщения в кабинете сотрудника. Чаты по закрепленным организациям будут отображаться и на главном экране в кабинете сотрудника.

Наверх

5.7.Зачем нужны группы клиентов?

Клиентов можно объединить в группу для того, чтобы просматривать график не по всем клиентам сразу, а только по некоторым из них.

Создать группу клиентов можно в разделе Клиенты – Группы клиентов в кабинете администратора.

Наверх

5.8. Где посмотреть всех добавленных клиентов?

Проверить, добавлен ли клиент и посмотреть список всех клиентов можно в разделе Клиенты - Список клиентов в кабинете администратора. Здесь же отображаются контактные данные и организации клиентов, когда и через какое устройство клиент заходил в свой личный кабинет.

Отсюда же, кликнув на имя клиента или название организации, вы можете сразу перейти к редактированию информации клиента или к карточке организации.

Чтобы ускорить поиск и не пролистывать весь список клиентов, зажмите клавиши ctrl+F - если вы работаете на Windows - или cmd+F - если вы пользователь MacOS - и откроется окно поиска. А если список организаций нужен для печати или для использования во внешних программах, то в разделе Печатные формы - Список клиентов сформирована удобная для копирования таблица.

Наверх

5.9. Что такое рейтинг клиентов?

Рейтинг клиентов покажет ваших крупнейших клиентов: топ-10 по суммам тарифов (=выручке) его или ее организаций и по количеству организаций. Значения тарифов берутся из карточек организаций.

Рейтинг клиентов можно посмотреть в разделе Клиенты – Рейтинг клиентов в кабинете администратора.

Наверх

5.10. Куда внести информацию о потенциальном клиенте?

К вам обратился потенциальный клиент, пока еще не заключили договор, но вы хотели бы его где-то «запомнить»? Занести информацию по потенциальному клиенту можно в разделе Новые контакты в кабинете администратора. Подробнее

Наверх

5.11. Как удалить клиента?

Чтобы удалить клиента навсегда, найдите его или ее в Клиенты–Список клиентов в кабинете администратора и нажмите на крестик рядом с именем.

Еще можно заморозить клиента. Например, если вы временно прекращаете работу с клиентом, но удалять его или ее из базы пока не хотите. Для этого нужно нажать "Заблокировать" рядом с именем клиента в списке клиентов. Тогда клиент не будет отображаться в графике и в календаре, но из базы данных он или она удалены не будут. И в любой момент вы сможете легко разблокировать клиента.

Наверх

6. Про сотрудников

6.1. Зачем нужен личный кабинет сотрудника?

Личный кабинет сотрудника – рабочее пространство сотрудника, где он или она:

График сотрудника – это зона ответственности этого сотрудника, но он или она могут посмотреть и графики других сотрудников, и график по всем организациям сразу.

Зайти в личный кабинет сотрудника можно через форму для входа на сайте Мультибухгалтер или на вашем сайте. Подробнее про размещение формы для входа на ваш сайт можно прочитать здесь .

Наверх

6.2. Как подключить сотрудника к личному кабинету?

Создать личный кабинет сотрудника можно через раздел Сотрудники – Добавление сотрудника в кабинете администратора. Здесь задаются:

Дальше можно добавить видимое имя сотрудника, которое будет отражаться в системе, фотографию и контакты.

! Подсказка: в кабинете администратора может находиться одновременно несколько пользователей, так что можно дать сотрудникам доступ к нему, чтобы они сами завели себе личные кабинеты. !

Зайти в личный кабинет сотрудника можно через форму для входа на сайте Мультибухгалтер или на вашем сайте. Подробнее про размещение формы для входа на ваш сайт можно прочитать здесь.

Наверх

6.3. Что делать, если не получается зайти в личный кабинет сотрудника?

Если в кабинет сотрудника не получается зайти, то, пожалуйста:

1) проверьте, что:

2) Сохраните пароль повторно.

Проблема решится :)

Наверх

6.4. Зачем нужны группы сотрудников?

Группы сотрудников пригодятся, если, например, в вашей организации есть отделы. Тогда можно будет формировать график, ставить задачи и просматривать рейтинг сразу по отделу (=группе сотрудников).

Объединить сотрудников в группу можно в разделе Сотрудники – Группы сотрудников в кабинете администратора.

Наверх

6.5. Что такое рейтинг сотрудников?

Рейтинг сотрудников показывает, сколько организаций ведет каждый сотрудник и какой суммарный тариф у его или ее организаций. Такой же рейтинг формируется и для отделов (=групп) сотрудников. Его можно использовать, например, для контроля загруженности сотрудников.

Рейтинг сотрудников можно посмотреть в разделе Сотрудники–Рейтинг сотрудников в кабинете администратора.

Наверх

6.6. Что такое среднее время ответа?

Среднее время ответа показывает, как быстро сотрудники в среднем выполняют задачи и отвечают на сообщения клиентов. Среднее время ответа можно посмотреть в разделе Сотрудники – Среднее время ответа.

Наверх

6.7. Где посмотреть список добавленных сотрудников?

Список сотрудников можно посмотреть в разделе Сотрудники – Список сотрудников. Здесь отображаются контактные данные сотрудников и названия закрепленных организаций.

Кликнув на имя сотрудника или название организации, вы можете сразу перейти к редактированию информации сотрудника или к карточке организации.

Чтобы ускорить поиск и не пролистывать весь список сотрудников, зажмите клавиши ctrl+F - если вы работаете на Windows - или cmd+F - если вы пользователь MacOS - и откроется окно поиска.

Наверх

6.8. Как удалить сотрудника?

Чтобы удалить сотрудника навсегда, найдите его или ее в Сотрудники – Список сотрудников в кабинете администратора и нажмите на красный крестик рядом с именем.

Еще можно заблокировать сотрудника. Например, если работу сотрудника временно приостановлено и удалять ее или его из базы пока не хотите. Для этого нужно нажать на «Заблокировать» рядом с именем сотрудника в списке. Тогда сотрудник будет подсвечен серым (неактивным) цветом, переместится в низ списка. И в любой момент его или ее можно легко разблокировать.

Наверх

7. Про организацию и контроль работы

7.1. Как отслеживать работу сотрудников в Мультибухгалтере?

В Мультибухгалтере вы можете отслеживать работу сотрудников:

Также можно посмотреть:

Отслеживать объем работ по организации и не пропустить их резкое увеличение можно с помощью расчета Тарифов, подробнее .

Наверх

7.2. Какие есть инструменты для организации работы?

Мультибухгалтер – гибкий инструмент как для работы фирмы в целом, так и для индивидуальной.

Организация работы фирмы:

Для личного планирования в Мультибухгалтере есть:

Наверх

7.3. Как делать объявления для сотрудников?

Если нужно оповестить о чем-то сотрудников, то это можно сделать двумя способами в зависимости от цели:

  1. если нужно срочно, кратко о чем-то оповестить, то можно создать задачу с соответствующим содержаниям для группы или всех сотрудников сразу. Подробнее про задачи ;
  2. Если есть новость/инструкция или текст, к которому должны иметь доступ все сотрудники, то его можно разместить в разделе Полезная информация. Подробнее про полезную информацию .

Наверх

7.4. Как могут общаться сотрудники между собой?

На данный момент отдельных чатов для сотрудников в Мультибухгалтере нет. Но для передачи рабочей информации сотрудники могут ставить задачи, отвечать на них или делать записи в Полезной информации. Подробнее про задачи и про полезную информацию .

Наверх

7.5. Как сотрудники могут общаться с клиентами?

Сотрудники могут писать сообщения клиентам и прикреплять файлы для клиентов через свои личные кабинеты. Клиенты получат сообщения и файлы также в свои личные кабинеты в Мультибухгалтере.

Отправить и просмотреть сообщения можно:

Подгрузить и посмотреть файлы можно в карточках отдельных организаций и на главной странице в кабинете сотрудника (только по закреплённым организациям).

! Создавать чат может только клиент. Сотрудник же может отправить сообщение клиенту из карточки организации – такое сообщение высветится на главном экране в личном кабинете клиента. !

Подробнее про личный кабинет сотрудника и про клиента .

Наверх

8. Про счета

8.1. Куда внести реквизиты моей организации?

Реквизиты вашей организации можно добавить в разделе Счета – Список реквизитов в кабинете администратора. Туда можно внести сразу несколько реквизитов, которые можно будет потом выбирать при выставлении счетов. Подробнее про то, как выставлять счета можно прочитать здесь .

Наверх

8.2. Что такое прайс-лист и как его настроить?

В прайс-лист можно занести дополнительные или разовые услуги и цены на них, например, подготовку документов. Счета на эти услуги можно сформировать автоматически в окошке «Выставить счет» в карточке организации.

! Выставлять счета можно только через кабинет администратора. !

Занести услуги в прайс-лист можно в разделе Счета – Прайс-лист в кабинете администратора.

Еще в Мультибухгалтере можно настроить автоматическую отправку счетов, например, за ежемесячное обслуживание. Подробнее про выставление счетов можно прочитать здесь .

! Совет: назначьте ответственного за кабинет администратора, и ставьте ему задачи, когда нужно внести изменения в базу, выставить счет, сформировать документ или добавить событие в график. !

Наверх

8.3. Как выставлять счета?

Все счета выставляются через карточку организации в кабинете администратора. В Мультибухгалтере есть два вида счетов:

  1. регулярные счета за услуги – выставляются с заданной периодичностью на сумму тарифов из карточки организации, настраиваются один раз в карточке организации. Подробнее про расчет и настройку тарифов ;
  2. cчета на разовые услуги – выставляются разово, вручную из карточки организации. В окошке «Выставить счет» нужно выбрать услугу или набор услуг из прайс-листа, подробнее про Прайс-лист .

Все выставленные счета уходят на почту организации и в кабинет клиента и сохраняются в разделе Счета–Выставленные счета в кабинете администратора.

Как только счет будет выставлен, баланс организации скорректируется на соответствующую сумму. Когда вы отметите оплату счета в разделе Счета–Выставленные счета в кабинете администратора, баланс сократится на сумму из счета.

! Совет: назначьте ответственного за кабинет администратора, и ставьте ему задачи, когда нужно внести изменения в базу, выставить счет, сформировать документ или добавить событие в график. !

Наверх

8.4. Где хранится информация о выставленных счетах?

Все выставленные счета уходят на почту организации и в кабинет клиента, сохраняются в разделе Счета–Выставленные счета в кабинете администратора – там же можно отметить оплату счета.

Наверх

8.5. В какое время выставляются счета?

Счета за разовые услуги выставляются в тот момент, когда вы их выставите в карточке организации.

Регулярные счета за ежемесячные услуги отправляются в течение дня в заданную дату.

Подробнее про виды и выставление счетов.

Наверх

8.6. Как клиент получит счет?

Счета вместе с платежным поручением отправляются на почту, указанную в карточке организации, и в личный кабинет клиента.

Подробнее про личный кабинет клиента .

Наверх

8.7. Как рассчитать тариф организации?

В Мультибухгалтере можно выставлять счета за ежемесячное обслуживание. Счета выставляются автоматически на сумму из строки «Тарифы» в карточке организации.

Тариф можно задать вручную, а можно рассчитать исходя из объема работ по организации в разделе Организации – Тарифы.

Такая возможность поможет отслеживать объем работ и не бояться пропустить их увеличение при предоплатной модели расчетов.

Позволит легко тарифицировать каждую операцию при постоплатной модели. Для этого нужно перед выставлением счетов загружать данные за прошедший месяц и прогонять расчет тарифов.

Как это работает:

В разделе Организации – Тарифы нужно загрузить XLS файл с количественными показателями за месяц. Такой файл можно сделать самостоятельно, а можно настроить его заполнение из 1С.

После подгрузки файла в таблице заполнится графа «Расчетный тариф» – тариф будет рассчитан на основе принципов ценообразования, которые настраиваются в разделе Организации – Настройка тарифа, подробнее .

Если расчетный тариф будет отличаться от текущего, то его значение будет выделено:

Так, на одном экране вы увидите, по каким организациям идет переработка, а по каким наоборот.

В поле «Новый тариф» можно обновить значения по всем или по отдельным организациям на новые, отредактировать вручную или оставить без изменений. Это решение принимаете вы сами.

Кнопка «Назначить новый тариф» обновит значения первого тарифа в карточках организаций. И при выставлении счетов будет учтено новое, обновленное значение.

Все изменения будут касаться только первого тарифа в карточке организации.

Про настройку принципов ценообразования мы написали здесь, а про выставление счетов здесь.

Наверх

8.8. Как настроить тарифы?

Перед тем, как рассчитать тарифы организаций, нужно настроить принципы ценообразования - то есть правила, по которым будут рассчитываться тарифы - в разделе Организации – Настройка тарифа .

Тариф организации состоит из базового тарифа и доплаты за количественные показатели за месяц:

Базовый тариф – начальная сумма для ИП и ООО, плюс надбавки за систему налогообложения.

Количественные показатели за месяц – расчетные значения по количественным параметрам, которые прибавляются к базовому тарифу: стоимость за один документ, за одного сотрудника и за оборот выручки.

Минимальное или максимальное значения – это пограничные значения для стоимости услуги. Если по количеству документов стоимость услуги «не доберет» до минимального значения, то в расчетном тарифе будет учтена минимальная стоимость: например, минимальные 500 р. вместо 200 р. по числу документов. И наоборот, если стоимость превысит максимальное значение, то в тарифе будет учтено максимальное значение: максимальная 1000 р. вместо 1500 фактических.

Пример итогового расчета «базовый тариф + количественные показатели за месяц»:

ООО [1000 р] + УСН [0 р.] + Кол-во док бух [30 р. x 15 документов] + Кол-во авансовых отчетов [0 р.] + Кол-во банковских выписок [0 р.] + Кол-во кассовых ордеров [0 р.] + Кол-во поступлений [0 р.] + Кол-во счетов [0 р.] + Кол-во док зуп [0 р.] + Кол-во сотрудников в организации [1 сотрудник х 500 р., но не мнее 1000 р. = 1000 р.] = 2450 р.

! Подсказка: в карточке организации можно задать повышающий или понижающий коэффициент. Например, если для отдельной организации вы делаете скидку 50% на обслуживание, то это можно учесть с помощью коэффициента «0.5». !

Наверх

9. Про события

9.1. Что такое график событий?

График событий – один из основных инструментов бухгалтера. Это таблица, которая показывает, какие события, когда и по каким организациям нужно сдать.

График формируется автоматически на основе параметров в карточке организаций и содержит в себе даты сдачи бухгалтерских и налоговых отчетов и уплаты налогов на 120 дней вперед. Другие события можно добавить через раздел События – Список событий в кабинете администратора, подробнее.

! Подсказка: посмотреть, полный список событий и для каких организаций какие события формируются, можно в кабинете администратора в разделе События – Список событий, под меню для создания событий. !

График находится в разделе События – График событий в кабинете администратора и в разделе График в кабинете сотрудника.

У каждого сотрудника свой график, сформированный для закрепленных организаций. Но с помощью фильтров и сотрудник, и администратор могут просмотреть график и за другой период, и по всей фирме сразу, и по отдельным группам клиентов или сотрудников. Пустые строки и колонки можно скрыть, а сам график можно распечатать, кликнув на значок принтера.

! Подсказка: когда вы выставите параметры отображения графика, нужно нажать на кнопку "Показать", иначе фильтр не сработает.!

Цвета клеток в графике показывают статус события:

Двухступенчатая система отметки выполнения событий удобна для случаев когда, например, отчет отправлен, но был ли он сдан успешно, еще неизвестно.

Чтобы отметить выполнение события, нужно нажать на соответствующую клетку в графике. При нажатии на клетку можно посмотреть, и кем из сотрудников событие было отмечено, как выполненное, и кто подтвердил выполнение.

Цветовые индикаторы в графике помогают легко проверить, все ли события выполнены и не забыт ли какой-то клиент. А формирование графика по сотрудникам покажет, кто ответственен за какие отметки.

! Подсказка: если кликнуть на название события в шапке графика и откроется окошко со списком организаций, для которых сформировано это событие. !

Сверять сдачу отчетности можно и автоматически с помощью функции мониторинга, про можно прочитать подробнее здесь .

Наверх

9.2. Что такое календарь событий?

Календарь событий – это календарь в привычном понимании. Но он строится не только по датам, но и по организациям: клетка календаря показывает, есть ли какое-то событие в конкретную дату для конкретной организации. Одно событие – один кружочек. Если кружочек закрашен, то событие выполнено.

В календаре, как и в графике событий, есть цветовые индикаторы:

! Подсказка: в календарь можно добавлять индивидуальные события – они будут видны только тому сотруднику, который его создал. Чтобы добавить такое событие, нужно кликнуть на подходящую клетку в календаре.!

Если нажать на клетку, то откроется окошко со списком событий на эту дату для соответствующей организации. Здесь же можно изменить статус события или посмотреть, кто отмечал события.

Календарь формируется автоматически на 120 дней вперед. Его можно отфильтровать по сотрудникам, клиентам и нужному промежутку времени.

Чтобы посмотреть календарь, нужно кликнуть на эмблему Мультибухгалтера в левом верхнем углу или перейти в раздел События – Календарь событий в кабинете администратора, в раздел Календарь в кабинете сотрудника.

Наверх

9.3. Кто имеет доступ к календарю и графику событий?

Доступ к календарю и графику событий с любыми настройками есть у всех сотрудников и администратора вне зависимости от наличия закрепленных организаций. Подробнее про закрепление организаций за сотрудниками и клиентами мы написали здесь.

Наверх

9.4. Как добавить в график свои события?

График можно дополнить своими событиями или типовыми, повторяющимися задачами по организациям. События могут быть как для одной организации, так и для группы или для всех организаций с определенными параметрами. Они могут повторяться один раз, с заданной периодичностью или только в конкретные даты.

! Все добавленные события будут видны как в общем графике, так и в списке событий в личном кабинете клиента.!

Добавить событие в график можно в разделе События – Список событий в кабинете администратора. Событие может быть общим – для всех организаций с выбранными параметрам; и индивидуальным – для отдельной организации или группы организации.

Чтобы создать индивидуальное событие сразу для нескольких организаций (если они не объединены стандартным параметром), нужно сначала собрать эти организации в группу в разделе События – Списки организаций в кабинете администратора.

В разделе События – Список событий под меню добавления событий есть общий список событий. Здесь вы можете проверить, какие события сформированы для ваших организаций и для организаций с какими параметрами формируются отдельные события.

События в списке отмечены буквами–индикаторами: «Н» – налоги, «З» – зарплата.

! Периодические события проставляются в график сразу на год вперед. Поэтому чтобы удалить событие, его нужно удалять с каждой даты, нажав на красный "крестик" рядом с событием в Списке событий. !

! Совет: назначьте ответственного за кабинет администратора, и ставьте ему задачи, когда нужно внести изменения в базу, выставить счет, сформировать документ или добавить событие в график. !

Наверх

9.5. Где посмотреть полный список событий?

Общий список событий можно посмотреть при нажатии на эмблему Мультибухгултера (если нажать на название события, то откроется мониторинг) и в разделе События – Список событий в кабинете администратора (под меню для добавления события); в разделе События в кабинете сотрудника.

Если кликнуть на название события, то откроется список организаций, для которых он формируется. Такой же список можно посмотреть, если нажать на название события в шапке графика.

! Подсказка: посмотреть список событий для конкретной организации можно только в карточке организации в кабинете сотрудника или в кабинете клиента.!

Наверх

9.6. Где посмотреть список событий для отдельной организации?

Список событий для отдельной организации можно посмотреть:

Наверх

9.7. Как сверять сдачу отчетности автоматически?

Чтобы сверить отправку отчетности, сотрудники могут отмечать в графике выполнение событий . А потом вы можете просмотреть график и проверить, все ли сдано.

Есть и другой способ, он работает только для администратора и называется Мониторинг. Идея здесь следующая. Вы хотите проверить, по всем ли организациям сдан отчет и нет ли ошибок. Для этого вы загружаете в Мультибухгалтер отчет о сданных декларациях по конкретному отчету (файл мониторинг, во всех системах он называется по-разному). Мультибухгалтер проверяет этот файл, сверяет с вашими организациями и выдает результат: все ли сдано, есть ли ошибки. Чтобы перейти к окну для подгрузки файла, нужно кликнуть на пояснение к нужному событию (выделено синим) в разделе События – Список событий.

Как работает мониторинг на примере НДС за 1 квартал 2020 года:

1) Из системы электронной отправки отчетности выгрузите в Excel список отправленных деклараций НДС за 1 квартал 2020. Файл вы можете составить сами или совместить файлы из разных систем. Его вид не имеет значения, самое главное, чтобы он содержал статус отчета (например, Завершен/Не завершен) и данные для сверки:

2) Проверьте, что файл относится только к НДС за 1 квартал;

3) В кабинете администратора перейдите к списку событий, кликнув на эмблему Мультибухгалтера в левом верхнем углу или через раздел События – Список событий , найдите НДС за 1 квартал 2020 года и кликните на его название или на его параметры (выделены голубым), если вы разделе События – Список событий ;

или

4) В открывшейся вкладке подгрузите файл для мониторинга, нажмите «обработать». Готово!

Мультибухгалтер проверит, по всем ли организациям сдан НДС за 1 квартал 2020, для каких его еще нужно сдать, покажет, если отчет по ошибке был отправлен в другую налоговую инспекцию. И проставит отметки о подтверждении выполнения события в графике.

Наверх

10. Про печатные формы

10.1. Что такое печатные формы?

Печатные формы – это шаблоны документов, которые заполняются автоматически для организаций на основе информации из карточки.

Подробнее про настройку шаблонов и про формирование документов для конкретной организации.

Наверх

10.2. Как настроить шаблоны документов?

В разделе Печатные формы – Настройка шаблонов в кабинете администратора настраиваются шаблоны документов, которые потом можно будет сформировать автоматически для организации.

Шаблоны для ЮР и ИП настраиваются отдельно. Мы подготовили для вас несколько вариантов шаблонов, вы можете использовать их, а можете создать на их основе свои. Настраиваются шаблоны так:

  1. откройте нужный вам шаблон для ЮР или ИП;
  2. отредактируйте текст, заполните информацию о вашей организации;

! Совет: если вы будете копировать текст в шаблон, рекомендуем делать это через редактор без оформления. Например, можно использовать блокнот на Windows или Textedit на MacOS. !

! Подсказка: в документы можно подгрузить вашу подпись и печать. Для этого пришлите нам их качественную фотографию или скан на белом фоне на почту info@multibuhgalter.ru . !

  1. на места, куда должна встать информация о клиенте, дата и т.п. подставьте соответствующие коды для автоподстановок (список кодов приведен ниже);
  2. сохраните шаблон или создайте новый с помощью кнопки «Сохранить» в правом верхнем углу;
  3. проверьте, корректно ли формируется готовый документ. Перейдите в карточку организации и выберите шаблон в окне «Печатные формы» . Если потребуется подредактировать документ, то внесите изменений через раздел Печатные формы . Иначе изменения не сохранятся для других организаций.

! Подсказка: если вы случайно сохранили нежелательные изменения, то можно вернуться к начальному варианту с помощью кнопки «Восстановить исходный текст». !

Как сформировать готовый шаблон для конкретной организации, мы написали здесь .

Список кодов для автоподстоновки:

-|name_full|- Краткое название организации
-|name_full2|- Полное название организации
-|em_post|- Почтовый адрес
-|a1_full2|- Почтовый адрес
-|a3_city|- Город
-|phone|- Телефон
-|email|- Email
-|dir_fio|- ФИО руководителя полностью
-|em_surn|- Фамилия руководителя
-|em_name|- Имя руководителя
-|em_patr|- Отчество руководителя
-|em_name[1]|- Инициал имени руководителя
-|em_patr[1]|- Инициал отчества руководителя
-|surname|- Фамилия руководителя
-|name|- Имя руководителя
-|patr|- Отчество руководителя
-|name[1]|- Инициал имени руководителя
-|patr[1]|- Инициал отчества руководителя
-|em_dolj|- Должность руководителя
-|r_num_pf|- Рег. номер ПФР
-|reg_num_pf|- Рег. номер ПФР
-|curr_date|- Текущая дата
-|curr_day|- Текущий день месяца
-|curr_month|- Текущий месяц (прописью)
-|curr_year|- Текущий год
-|inn|- ИНН
-|kpp|- КПП
-|ogrn|- ОГРН
-|snils|- СНИЛС
-|bk_pay_acc|- Рассчетный счет в название банка
-|bk_kor_score|- Корреспондентский счет
-|bk_bik|- БИК
-|sum|- «Тариф»
-|sum_txt|- «Тариф» (текстом)
-|con_start_txt|- Дата заключения договора
-|con_stop_txt|- Дата прекращения договора

! Совет: назначьте ответственного за кабинет администратора, и ставьте ему задачи, когда нужно внести изменения в базу, выставить счет, сформировать документ или добавить событие в график. !

Наверх

10.3. Как сформировать документ для конкретной организации?

Сформировать документ для конкретной организации можно в карточке этой организации в кабинете администратора – в самом низу есть окошко «Печатные формы» .

! Подсказка: настраивать общий вид шаблона нужно через раздел Печатные формы – Настройка шаблонов кабинете администратора. !

! Совет: назначьте ответственного за кабинет администратора, и ставьте ему задачи, когда нужно внести изменения в базу, выставить счет, сформировать документ или добавить событие в график. !

Наверх

10.4. Как выгрузить список клиентов?

Если список клиентов нужен для печати или использования в сторонних программах, то его можно скопировать в разделе Печатные формы – Список клиентов в кабинете администратора.

Наверх

10.5. Как выгрузить список организаций?

Если список организаций нужен для печати или использования в сторонних программах, то его можно скопировать в разделе Печатные формы – Список организаций в кабинете администратора.

Выгрузить базу организаций в формате Excel можно в разделе Организации – Экспорт организаций в кабинете администратора.

Наверх

10.6. Как распечатать график?

График событий можно распечатать, нажав на значок принтера в параметрах графика. График можно найти в разделе События – График событий в кабинете администратора и в разделе График в кабинете сотрудника.

Подробнее про график событий .

Наверх

11. Про задачи

11.1. Что такое задачи?

Задачи по налоговым и отчетным событиям формируются автоматически в графике событий. Типовые, повторяющиеся задачи удобно тоже добавить в график в виде событий – их не нужно будет создавать каждый раз заново, они будут формироваться автоматически в графике. Подробнее про добавление событий в график .

Но могут быть и другие, разовые задания и коммуникации между сотрудниками. Для этого нужен постановщик задач.

К задачам можно добавлять описания, комментарии и прикреплять файлы. Исполнитель задачи может отвечать на задачу, например, если возникнут вопросы. Также задачу можно перенаправить другому сотруднику. После выполнения задачи все чаты, документы и история перенаправлений по ней будут храниться в архиве, подробнее.

Чтобы не пропустить новую задачу, можно подключить уведомления . А еще, и в кабинете сотрудника, и в кабинете администратора в правом верхнем углу есть колокольчик. Он загорается желтым цветом, когда приходит новая задача или сообщение от клиента.

! Подсказка: задачи можно использовать и как чат или оповещения для одного, нескольких или всех сотрудников сразу. !

Как ставить задачи в Мультибухгалтере, можно прочитать здесь .

Наверх

11.2. Как ставить задачи?

Задачи могут ставить администратор сотруднику, сотрудник сотруднику или администратору:

Создать новую задачу можно:

1) в общем списке задач, кликнув на эмблему Мультибухгалтера в правом верхнем углу, или в разделе Задачи – Обмен задачами в кабинете администратора;

2) в разделе Задачи – Новая задача в кабинете администратора;

3) на главной странице в окне Поставленные задачи в кабинете сотрудника.

К задачам можно добавлять описания, комментарии и прикреплять файлы. Исполнитель задачи может отвечать на задачу, например, если возникнут вопросы. Также задачу можно перенаправить другому сотруднику. После выполнения задачи все чаты, документы и история перенаправлений по ней будут храниться в архиве. Подробнее про архив мы написали здесь .

Поставленные задачи отображаются в разделе Задачи – Обмен задачами в кабинете администратора и на главной странице в кабинете сотрудника. И сотрудник, и администратор могут видеть только те задачи, которые поставили они или которые были поставлены им. «Чужие» задачи никто видеть не может.

! Подсказка: клиенты не могут ставить задачи сотрудникам, но могут написать свою просьбу (=задачу) в сообщениях. После чего, если нужно, сотрудник может поставить соответствующую задачу коллеге, себе или создать напоминание для себя. !

Наверх

11.3. Где посмотреть все задачи?

Поставленные задачи отображаются на главной странице, перейти можно кликнув на эмблему Мультибухгалтера в левом верхнем углу, в разделе Задачи – Обмен задачами в кабинете администратора и на главной странице в кабинете сотрудника. И сотрудник, и администратор могут видеть только те задачи, которые поставили они или которые были поставлены им. «Чужие» задачи никто видеть не может.

Задачи отображаются в хронологическом порядке: чем выше стоит задача, тем скорее ее нужно выполнить. Но задачи можно фильтровать по времени, сотрудникам и организациям.

Новые задачи отображаются синим цветом, а просроченные – красным. Выполненные задачи отображаются серым цветом у исполнителя и зеленым у того, кто поставил задачу. Чтобы отправить выполненную задачу в архив, автор задачи должен нажать на «крестик» в правом верхнем углу окошка с задачей.

Выполненные задачи хранятся в архиве, перейти в него можно с помощью кнопки «Архив выполненных (закрытых) задач» под окошками с текущими задачами. В архиве хранятся не только сами задачи, но и информация об исполнителе, времени выполнения, история перенаправлений и все прикрепленные документы.

Наверх

11.4. Как подключить уведомления о поставленных задачах?

Уведомления о задачах и сообщениях от клиентов можно подключить:

1) в разделе Настройки – Включение уведомлений в кабинете администратора;

2) в разделе Включение уведомлений в кабинете сотрудника.

Окошки с уведомлениями будут «вылезать» в правом нижнем углу на рабочем столе, когда поступит новая задача или сообщение от клиента. Уведомления будут приходить независимо от того, открыт ли браузер и выполнен ли вход в Мультибухгалтер.

! Подсказка: уведомления нужно включать на каждом новом устройстве, и важно не забыть выключить при работе с чужого устройства – иначе они так и будут приходить. !

! Совет: используйте браузер Google Chrome, с ним уведомления работают лучше всего. Некоторые браузеры, например, Safari не поддерживают web push уведомления :(. !

А еще, и в кабинете сотрудника, и в кабинете администратора в правом верхнем углу есть колокольчик. Он загорается желтым цветом, когда приходит новая задача или сообщение от клиента.

Наверх

11.5. Где хранятся выполненные задачи?

Закрытые или выполненные задачи отправляются в архив. Помимо содержания задачи, там хранятся и информация об исполнителе и времени выполнения, прикреплённые документы, сообщения по задаче и история перенаправлений.

Отправить задачу в архив может только автора задачи – тот, кто ее поставил. Для этого нужно нажать на «крестик» в правом верхнем углу окошка с задачей, и задача уйдет в архив.

Наверх

11.6. Как убрать задачу в архив?

Все выполненные задачи хранятся в архиве. Перейти в него можно с помощью кнопки «Архив выполненных (закрытых) задач» под окошками с текущими задачами, подробнее .

Отправить задачу в архив может только автор задачи – тот, кто ее поставил. Для этого нужно нажать на «крестик» в правом верхнем углу окошка с задачей, и задача уйдет в архив.

Наверх

12. Про сообщения от клиентов

12.1. Что такое сообщения от клиентов?

Через Мультибухгалтер вы и ваши сотрудники можете общаться с клиентами в формате чатов. Все документы и рабочие сообщения будут храниться в одном месте и будут всегда в доступе и для вас, и для ваших сотрудников. А рабочее общение станет полностью прозрачным.

Все чаты вашей фирмы с клиентами можно посмотреть в разделе Сообщения от клиентов в кабинете администратора и в разделе Сообщения в кабинете сотрудниками.

Чаты по конкретной организации можно посмотреть в карточке этой организации. Оттуда же можно и отправить новое сообщение.

Подробнее про отправку сообщений и подгруздку файлов клиентам.

Наверх

12.2. Как отправить сообщение клиенту?

Сотрудники могут писать сообщения клиентам и прикреплять файлы для клиентов через свои личные кабинеты, из карточек организаций. Клиенты получат сообщения и файлы также в свои личные кабинеты в Мультибухгалтере, такие сообщения отобразятся на главном экране.

Если клиент начал чат с вами, то ответить на сообщения в чате можно через раздел Сообщения клиентов в кабинете администратора и в разделе Сообщения в кабинете сотрудника. Чаты по закрепленным организациям будут отображаться и на главном экране в кабинете сотрудника.

Подгрузить и посмотреть файлы можно в карточках отдельных организаций и на главной странице в кабинете сотрудника, последнее – только по закреплённым организациям.

Чтобы не пропустить новое сообщение, можно подключить оповещения о новых сообщениях.

Наверх

12.3. Как подключить оповещения о новых сообщениях от клиентов?

Уведомления о задачах и сообщениях от клиентов можно подключить:

1) в разделе Настройки – Включение уведомлений в кабинете администратора;

2) в разделе Включение уведомлений в кабинете сотрудника.

Окошки с уведомлениями будут «вылезать» в правом нижнем углу на рабочем столе, когда поступит новая задача или сообщение от клиента. Уведомления будут приходить не зависимо от того, открыт ли браузер и выполнен ли вход в Мультибухгалтер.

! Подсказка: уведомления нужно включать на каждом новом устройстве, и важно не забыть выключить при работе с чужого устройства – иначе они так и будут приходить. !

! Совет: используйте браузер Google Chrome, с ним уведомления работают лучше всего. Некоторые браузеры, например, Safari не поддерживают web push уведомления :(. !

А еще, и в кабинете сотрудника, и в кабинете администратора в правом верхнем углу есть колокольчик. Он загорается желтым цветом, когда приходит новая задача или сообщение от клиента.

Наверх

12.4. Как клиент узнает, что ему отправили сообщение в Мультибухгалтере?

Мобильное приложение Мультибухгалтер отправляет клиенту PUSH – уведомления на экран телефона, когда придет новое сообщение или счет. Клиент будет всегда на связи и не пропустит важное сообщение.

! Совет: предупредите клиента, чтобы он разрешил показ уведомлений на своем телефоне. !

Для вас и ваших сотрудников в Мультибухгалтере тоже предусмотрены уведомления.

Наверх

13. Про рассылку

13.1. Что такое рассылка по клиентам?

Рассылка по клиентам поможет отправить письма организациям, клиентам или сразу всем. Подробнее про разницу между клиентами и организациями можно прочитать здесь. Пригодится, если, например, нужно разослать клиентам новость.

Настроить и провести рассылку можно в кабинете администратора в разделе Рассылка.

Наверх

13.2. Как настроить рассылку?

В разделе Рассылка – Настройка отправки писем в кабинете администратора вы можете указать адрес и имя отправителя. Если этого не сделать, то письма будут уходить от имени Мультибухгалтера.

Также здесь можно указать адрес для получения копий отправленных писем, если вам было бы спокойнее убедиться, кому и какие письма были точно отправлены.

Наверх

13.3. Как сделать рассылку?

Сделать рассылку можно в разделе Рассылка – Рассылка по клиентам в кабинете администратора. Здесь нужно указать тему и содержание письма, выбрать, кому хотите отправить письма: организациям, клиентам или всем сразу.

!Подсказка: перед тем, как нажать кнопку «Разослать», обязательно сохраните содержание письма, иначе письма будут пустыми.!

Здесь же можно указать адрес для тестовой отправки. Это пригодится, если вы захотите проверить, как отображается письмо.

! Совет: после нажатия кнопки "Разослать", запускается отправка, которая может занять немного времени. Пожалуста, дождитесь ее завершения – программа выдаст отчет. !

Имя и адрес отправителя настраиваются в разделе Рассылка – Настройка отправки писем в кабинете администратора, подробнее .

Наверх

13.4. Как проверить, кому ушли письма?

После проведения рассылки система вам выдаст отчет, сколько писем и каким адресам ушли письма.

В разделе Рассылка – Настройка отправки писем в кабинете администратора можно указать адрес для получения копий писем. Так вы можете всегда знать, кому и какие письма точно были отправлены.

Наверх

14. Про новые контакты

14.1. Что такое новые контакты?

Раздел Новые контакты в кабинете администратора нужен для того, чтобы запоминать потенциальных клиентов, которые к вам обратились, но договор, например, пока не заключили.

Сюда вы можете занести дату первого обращения, контактные данные, вид деятельности, и так далее.

Здесь же можно отметить, если контакт стал клиентом. Такие контакты будут отображаться и отдельно в разделе Новые контакты – Стали клиентами, и в общем списке в Новые контакты – Список контактов в кабинете администратора.

Наверх

15. Про доступ к личным кабинетам

15.1. Для кого мобильное приложение Мультибухгалтер?

Мобильное приложение Мультибухгалтер сейчас доступно только для ваших клиентов, чтобы общение с вами было удобным и быстрым.

Приложение для сотрудников находится в разработке.

Скачать приложение можно в Appstore или Google Play, кнопки для скачивания есть на нашем сайте. Но их можно добавить и к вам, подробнее мы написали здесь .

Как дать доступ клиентам к их личным кабинетам, можно узнать здесь.

Наверх

15.2. Как разместить кнопку для входа в личный кабинет на мой сайт?

Код для добавления кнопки для входа на ваш сайт есть в разделе Настройки – Форма для входа для своего сайта в кабинете администратора.

Шрифт, размер и цвет кнопки можно изменить, переназначив значения стилей, описанные multibuhgalter-auth.css или присвоить id=multibuhgalterAuth своей ссылке.

После размещения этой кнопки клиенты и сотрудники смогут попасть в свои личные кабинеты через ваш сайт напрямую, не переходя на сайт Мультибухгалтера. И сотрудник сможет входить только с помощью логина, без префикса организации.

А еще, можно разместить баннер для скачивания мобильного приложения Мультибухгалтер на ваш сайт, чтобы клиентам не нужно было самим его искать, подробнее .

Наверх

15.3. Как разместить баннер для скачивания мобильного приложения на мой сайт?

Код для добавления баннера для скачивания мобильного приложения Мультибухгалтер есть в разделе Настройки – Баннеры для сайта в кабинете администратора. Отредактировав этот код, можно изменить шрифт, текст и цвет баннера.

С помощью баннера клиенты смогут скачивать мобильное приложении по ссылке с вашего сайта, и им не нужно будет искать его самим в Appstore или Google Play.

А еще, можно разместить форму для входа в личный кабинет на ваш сайт, чтобы вы, ваши сотрудники и клиенты могли заходит в свои личные кабинеты через ваш сайт напрямую, подробнее.

Наверх

16. Как настроить интеграцию с почтой в Мультибухгалтере

В левом меню находится раздел «Интеграция с почтой». Если есть непрочитанные Входящие – пункт меню подсвечивается желтым и показывается количество непрочитанных писем.

Пункт меню разворачивается на
— Входящие
— Отправленные
— Учетные записи
— Настройки почты

Для начала работы с почтой нужно зайти в раздел «Учетные записи» и добавить почтовые учетные записи.
Для этого нажать «Добавить» и ввести данные почтовых серверов.

Адрес почты* – адрес почтового ящика
Имя владельца* - подставится при отправке писем. Также оно нужно для идентификации в списке.

Сервер входящей почты IMAP/POP3 – настройки сервера входящей почты

Сервер исходящей почты SMTP – настройки сервера исходящей почты. Можно не настраивать. Необходим, чтобы отвечать на письма, полученные через сервер входящей почты данной учетной записи.

Настройки такие же, как при настройке почтовой программы на компьютере (там их можно и посмотреть). В случае использования публичных почтовых серверов, настройки для них обычно опубликованы на сайте почтового сервера в разделе инструкции «Настройка почтовых программ».

На странице «Учетные записи» показывается список настроенных учетных записей.
Если при подключении к почтовым серверам происходили ошибки – пункт в меню подсвечивается желтым. В списке, в плашке учетной записи, красным текстом показывается последний ответ почтового сервера с текстом ошибки и время ее возникновения (например, неправильный пароль.) В этом случае, необходимо внести изменения в настройки подключения.

Когда хотя бы одна учетная запись настроена для входящей почты, Мультибухгалтер забирает новые сообщения, приходящие на ее почтовый ящик.

Сообщения, полученные через все учетные записи, показываются в общей ленте в разделе «Входящие». Не просмотренные никем сообщения выделены жирным.
При клике по строке открывается сообщение.

На странице сообщения показываются все параметры сообщения, тело письма, вложения. Мультибухгалтер пытается определить организацию, с которой связано данное сообщение – сравнивая адрес отправителя с контактами в карточке организации. Организацию можно выбрать самим.

Если для учетной записи, с помощью которой получено письмо, введены настройки сервера исходящей почты, рядом с темой письма и в конце текста письма показываются кнопки «Ответить». При нажатии на них открывается окно написания ответа.
Можно скорректировать название темы письма, приложить файлы.

При нажатии «Отправить» письмо помещается в раздел Отправленные и попадает в очередь отправки.

В карточке организации в секции «Переписки по почте» показываются Входящие и Отправленные сообщения, связанные с данной организацией.

В разделе «Настройки почты» можно включить Фильтр входящих по контактам организаций – при отмеченной галочке Мультибухгалтер не станет загружать сообщения от неизвестных отправителей (то есть, с адресов, которые не внесены в карточки организаций).

Также можно настроить видимость сообщений в личных кабинетах сотрудников. По умолчанию сотрудники видят все сообщения, которые приходят на подключенные учетные почтовые записи. Можно сделать так, чтобы сотрудники видели только сообщения из своих почтовых ящиков – сообщения, адресованные на их email (занесенный в карточку сотрудника) и отправленные с их адреса. Видимость сообщений настраивается отдельно для Входящих и раздела «Переписки по почте» в карточках организаций.

Если вам будет что-то не понятно, мы обязательно вам поможем, ведь наша техническая поддержка всегда с вами на связи

Наверх

17. Ответы на частые вопросы

17.1. Удалится ли мой аккаунт после окончания пробного периода?

Нет, ваш аккаунт не удалится, и все занесенные данные сохранятся. Вы сможете продлить тариф PRO или продолжить пользоваться бесплатным функционалом. Табличку с нашими тарифами можно найти на сайте в разделе Цены, а как продлить тариф PRO мы написали здесь .

Наверх

17.2. Как продлить тариф PRO?

Продлить тариф PRO вы можете сами через кабинет администратора. Для этого нужно:

  1. кликнуть на плюсик рядом с «Балансом» в левом верхнем углу страницы;
  2. выбрать период, на который вы бы хотели продлить тариф;
  3. выставить счет и оплатить.

Тариф PRO будет продлен, как только нам поступит ваш платеж. Обычно это происходит в течение дня. Но если времени ждать нет и вам нужно срочно продолжить работу, то пришлите подтверждение платежа на почту info@multibuhgalter.ru, и мы продлим вам тариф.

Наверх

17.3. Какие есть тарифы?

Сейчас у нас есть два тарифа: платный (PRO) и бесплатный. Табличку со сравнением тарифов можно найти на сайте в разделе Цены, а как продлить тариф PRO мы написали здесь.

Наверх

17.4. Как получить закрывающие документы?

Программа Мультибухгалтер представляется на основании лицензионного договора-оферты. При приобретении платной лицензии (Pro-доступ), в соответствии с п. 3 ст. 438 ГК РФ и с п. 5.9. договора-оферты, если в течение 10 рабочих дней от даты оплаты не будет письменной претензии, то считается, что право использования программы Мультибухгалтер предоставлено в полном объеме. Факт заключения договора подтверждается оплатой лицензии, подробнее про оплату мы написали здесь .

Для подтверждения расходов на программу Мультибухгалтер достаточно распечатать договор-оферту и подтвердить факт его оплаты, например платежным поручением. В налоговом учете затраты на программу Мультибухгалтер списывайте в расходы равномерно, на последнее число каждого месяца (пп. 26 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 272 НК РФ).

При УСН никаких особенностей для признания таких расходов нет, вы их принимаете на основании пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Если вы оплатили авансом, то в бухгалтерском учете можете использовать счет 97 «Расходы будущих периодов».

Наверх

17.5. Как защищены мои данные?

Передаваемые данные между вашим браузером и сервисом Мультибухгалтер защищены сертификатом безопасности SSL (Secure Socket Layer – протокол шифрования данных, которыми обмениваются клиент и сервер).

Данные, вводимые пользователями бухгалтерского сервиса, доступны только самим пользователям.

Никто из сотрудников, администраторов сервиса Мультибухгалтера не имеет доступа к аккаунту пользователей облачного сервиса Мультибухгалтер. Невозможность доступа к вводимым данным пользователей – изначальные настройки программного обеспечения Мультибухгалтер.

Деятельность Мультбухгалтера никак не пересекается с деятельностью пользователей. Цель Мультибухгалтера – предоставить качественный и удобный сервис для бухгалтерского бизнеса.

Миссия Мультбухгалтера заключается в развитии и укреплении бухгалтерского бизнеса клиентов.

Наверх

18. Как с вами связаться?

Наша команда всегда рада вам помочь и ответить на ваши вопросы. Мы доступны в социальных сетях, по почте info@multibuhgalter.ru , по телефону +7 495 115 72 03.

Форма для связи с нами и чаты с нашей службой поддержки есть в кабинете администратора в разделе Помощь.

Успехов и новых клиентов с Мультибухгалтером!

Наверх