Компенсируем бензин по личному транспорту

Самая распространенная ситуация о которой нас спрашивают клиенты имеющие личные автомобили, как мне  за счет фирмы списать расходы на бензин?  Один из накатанных способов –выплата компенсации за использование личного автомобиля.  Способ подходит,  когда логикой можно обосновать разъездной характер работы.  Теперь по порядку.

Автомобиль: Может быть в собственности, а может быть и по доверенности.

Что возмещаем:  Износ (рассчитываем по аналогии с амортизацией), ГСМ, эксплуатационные расходы.

НДФЛ и страховые взносы: Не облагаем

В расходы по прибыли или УСН: Вот тут и есть основной минус этого способа. В расходы по легковым автомобилям включаем по нормам.  Объем двигателя до 2 литров включительно — 1200 рублей в месяц, свыше 2 литров — 1500 рублей в месяц. Для мотоциклов -600 рублей в месяц. По грузовым автомобилям ограничений нет, но  у работника должен быть разъездной характер работы на личном грузовике, что мягко говоря не совсем обычно. (Постановление class=pbcf_inner target=_blank>http://government.ru/docs/all/41177/">Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92)

Как оформляем:  Делаем доп. к трудовому договору. Вот его образец.

Как обосновываем: Для ГСМ, нужен  отчет  о том когда, зачем и куда ездил, а так же сами документы на приобретение ГСМ. Если решили оплачивать какие либо другие эксплуатационные расходы, например ремонт,  то  нужно думать как их оформить  и увязать именно с периодом разъездов. Т.е. решать индивидуально по каждой такой ситуации.

Разъяснения Минфина:   Письмо class=pbcf_inner target=_blank>http://www.v2b.ru/documents/pismo-minfina-rf-ot-05-12-2017-03-04-06-80616/">Письмо Минфина от 05.12.2017 N 03-04-06/80616. Письмо Минфина от 23.01.2018 N 03-04-05/3235. Письмо class=pbcf_inner target=_blank>http://www.v2b.ru/documents/pismo-minfina-rf-ot-23-03-2018-03-03-06-1-18366/">Письмо Минфина от 23.03.2018 N 03-03-06/1/18366.