×
Ваше имя
Как с Вами связаться
Текст сообщения
Приложить файлы

Берем нового клиента на бухгалтерское обслуживание

24 октября 2022
Принятие нового клиента в бухгалтерскую фирму — один из самых уязвимых и рискованных процессов. От правильности его организации зависит дальнейшая судьба работы с клиентом. На это есть, как минимум, три причины:

Во-первых, клиент еще не связан устоявшимся опытом работы с бухгалтерской фирмой и в любой момент может отказаться от обслуживания.

Во-вторых, именно в этот момент достигаются основные договоренности, которые закладывают своего рода фундамент для дальнейшей работы с этим клиентом.

В-третьих, ситуация, когда обе стороны, упустив момент, не обменялись значимой информацией и не пришли к первоначальным договоренностям, может стать источником последующих конфликтов и непониманий.

Обычно первая встреча с клиентом, если требуется оценка деятельности клиента и согласование условий работы, проводится руководителем или компетентным работником, способным понять специфику клиента.

Если это не бухфирма в самом начале развития, то «вести» этого клиента будет другой работник, а значит, необходимо передать ему всю информацию, объяснить особенности работы и план взаимодействия с новым клиентом.

Когда все находятся в одном офисе, то можно сделать это лично, «из рук в руки». Но даже тогда легко потерять информацию, начать «бестолковиться», задавать одни и те же вопросы. Стоит ли говорить, что все эти проблемы только усугубляются, когда бухгалтеры работают на «удаленке». Вряд ли вашему клиенту будет комфортно такое начало сотрудничества.

Сейчас покажем, как эту задачу решает бухгалтерская фирма СБК «Профит» (г. Рязань), используя Мультибухгалтер.
Светлана Бородько
операционный директор СБК «Профит»
Когда мы принимаем нового клиента на обслуживание в бухфирму, мы проходим один из самых важных этапов, который определяет всё наше дальнейшее сотрудничество. От того, как будет организованы самые первые шаги по решению задач клиента, зависят и удовлетворенность самого клиента, и успешность бизнеса бухфирмы.

Как было:

Как правило, первую встречу с клиентом проводит руководитель или компетентный работник бухфирмы, который вникает в специфику пожеланий клиента, оценивает его деятельность и согласовывает условия работы.

В связи с тем, что в нашей фирме с клиентом взаимодействуют, как минимум, два бухгалтера- сотрудника, получалось, что поступившую по новому клиенту информацию приходилось доносить до обоих, то есть, рассказывать каждому об одном и том же, стараясь, ничего не упустить. Это было не эффективно и трудозатратно.

Кроме этого, раньше при приеме нового клиента без использования единой управленческой системы, возникали сложности в части осведомленности сотрудников разных отделов о самом клиенте, и даже о том, что он уже взят на обслуживание. Терялась информация об особенностях ведения учета, сдачи отчетности, использования и наличия бухгалтерских программ, где вел свой учет клиент. Также не были исключены параллельные «прозвоны» клиенту по одному и тому же вопросу. Это было малокомфортно для клиента, и зачастую такое начало сотрудничества настораживало его.

Что мы сделали:

Ввод нового клиента происходит через проект, где исходя из системы налогообложения, я ставлю задачу руководителям отделов. У нас отделы разделены на те, которые работают с клиентами на «упрощенке», и на те, где преимущественна общая система налогообложения. Также через проект я даю задачу нашему административному отделу для подготовки договора и доверенности.

В Мультибухгалтере мы настраиваем необходимые шаблоны. Я ставлю задачу руководителю зарплатного отдела. В самом проекте описываю всю информацию, полученную у клиента: особенности его деятельности, наличие бухгалтерских баз и как он «до нас» сдавал отчетность, количество сотрудников, актуальное местонахождение, планы на будущее и т.д. Указываю дату, с которой мы «все» берем на себя. Имея полную информацию о клиенте, сотрудницы сразу понимают, с чего начать. При необходимости указываю конкретику или особенность, что необходимо сделать и к какой дате. Также через проект я отслеживаю стадию договора, и вижу включение отделов в работу с новым клиентом.



Какой результат получили:

  1. Единая система взаимосвязи между отделами ускоряет оперативность ввода клиента без нарушения последовательности работы.
  2. Осведомленность всех сотрудников о новом клиенте в едином окне-проекте (где каждый может видеть стадию проекта и понять, кто и что именно уже взял в работу) защищает от потери информации.
  3. Легко контролировать и отслеживать стадии приема клиента.
  4. Усилена личная ответственность руководителей отдела по работе с новыми клиентами.
  5. Сама система работы в проекте Мультибухгалтера проста в применении, интуитивно понятна.
© ООО «Мультибухгалтер», 2018—2024
Все торговые марки являются собственностью их правообладателей
Разработка сайта PBCdesign.ru