Бухгалтерский бизнес: как составить регламент взаимодействия с клиентом. Инструкция

Стандартный набор услуг бухгалтерской фирмы — налоговая и бухгалтерская отчетность, а также расчет заработной платы. Это основа бухгалтерского аутсорсинга, на которую уже давно и много кто покушается с разной степенью успешности: от банков до новых режимов налогообложения, исключающих промежуточное звено в виде бухгалтера или аутсорсера.

Поэтому расширение услуг в русле и близлежащих окрестностях бухгалтерского учета — естественный способ развития бухфирмы. Например, можно взять на себя операционный учет клиента: выписку первички, подготовку платежек, внутренние отчеты, графики платежей…

Вот только если налоговая и бухгалтерская отчетность регламентируется «сверху» в виде реальности НК, ФСБУ и иже с ними, то внутренняя кухня у каждого клиента своя, требующая индивидуальной настройки. Это сложный путь, притом, вступая на который, не знаешь, к чему он приведет: за туманом не видно гор, на которые придется карабкаться, и, возможно всей фирмой.

Так что при «взятии» такого клиента приходится решать множество задач: организационных, технических и юридических. После такой «подводки» расскажем об одном из инструментов ведения операционного учета — регламенте взаимодействия с клиентом.

Приведем один из вариантов формирования регламента.

Регламент может быть оформлен как дополнительное соглашение к договору оказания бухгалтерских услуг, при этом в самом договоре можно указать, что регламент документооборота, в том числе электронного, устанавливается на основании дополнительных соглашений.

1. Регламент в случае ведения операционного учета предусматривает, что бухгалтерские услуги оказываются с обработкой первичных учетных документов, включающих в себя:

• обработку и внесение полученной первичной документации в компьютерную программу (программное обеспечение) Заказчика на основе, например, удаленного доступа;

• формирование на основе первичной документации соответствующей корреспонденции по счетам синтетического и аналитического учета;

• формирование регистров учета с целью обобщения поступающей информации по первичным учетным документам;

• подготовку первичных учетных документов.

2. Укажите способ передачи документов, при этом опишите положения, касающиеся порядка передачи документов как в бумажном, так и электронном виде. Например, для «бумажной» передачи документов, можно указать:

• Исполнитель оказывает услуги на основании документов, передаваемых Заказчиком. Заказчик собственными силами и за свой счет обеспечивает доставку документов по месту нахождения Исполнителя.

• В целях оказания услуг место нахождения Исполнителя определяется (укажите место нахождение офиса);

• Режим работы (пропишите время, когда принимаете документы), так как документы (копии документов) должны приниматься в течение времени, определенного режимом работы Исполнителя.

• Принимающая сторона вправе принимать только те документы, которые можно однозначно идентифицировать.

• При направлении Заказчиком в адрес Исполнителя копий документов на бумажных носителях, подразумевается, что Заказчик располагает оригиналами документов и обеспечивает сохранность документов в течение сроков, установленных законодательством.

• В течение срока действия Договора, Исполнитель несет ответственность за сохранность документов, переданных Исполнителю Заказчиком в установленном Договором и Соглашением порядке.

• Пропишите, куда потом денете эти документы, если только у вас нет под офисом бездонных катакомб, например: «Заказчик обязуется принять переданные ранее оригиналы и (или) копии документов на бумажном носителе в течение 10 (десяти) рабочих дней после уведомления Заказчика Исполнителем, о готовности осуществить такую передачу документов».

3. Для дистанционной передачи документов, пропишите порядок их передачи, можно использовать вот такое положения:

• Документы и информация могут быть переданы по электронной почте, через личный кабинет на сайте multibuhgalter.ru и мобильное приложение «Мультибухгалтер», позволяющие однозначно определять как отправителя, так и получателя.

• Пропишите формат передачи документов, например, PDF, Word, Excel, XML, чтобы их могли прочитать без дополнительных материальных затрат со стороны Исполнителя, т.е. вас. Укажите, что в случае невозможности прочтения электронного документа об этом незамедлительно сообщается стороне, передавшей документ, с целью замены копии документа и (или) смены формата, в котором был передан документ.

• По поводу наличия оригиналов, можно указать следующее: «При направлении Заказчиком в адрес Исполнителя документов в электронном виде, подразумевается, что Заказчик располагает оригиналами документов и обеспечивает сохранность документов в течение сроков, установленных законодательством»;

• Еще про подлинники: «При направлении копий документов в адрес Исполнителя, оригиналы таких документов хранятся у Заказчика. Заказчик несет ответственность за сохранность оригиналов документов». «В случаях, если в процессе оказания бухгалтерских услуг возникает необходимость передачи Заказчиком Исполнителю оригиналов документов, то такая передача осуществляется на основании описи передаваемых документов».

• Для того чтобы определить цель передачи вам документов, уточните, что, направляя Исполнителю первичные учетные документы в электронном виде, Заказчик дает распоряжение по отражению их в учете, основываясь на их электронном представлении, и еще можно дополнить вот этим: «К письменным распоряжениям Заказчика приравниваются любые распоряжения переданные Исполнителю по электронной почте, через личный кабинет на сайте multibuhgalter.ru и мобильное приложение “Мультибухгалтер”, позволяющие однозначно определять как отправителя, так и получателя».

• Укажите используемые адреса электронной почты.

4. Пропишите какие документы вы будете подготавливать, например:

• Исполнитель по распоряжению Заказчика подготавливает первичные учетные документы.

• К первичным учетным документам относятся: акты выполненных работ и оказанных услуг, товарные накладные, универсальные передаточные документы, счета, счета-фактуры и другие подобные документы, непосредственно связанные с ежедневной хозяйственной деятельностью Заказчика, применяемые в деловом обороте на территории РФ.

5. Если операционный учет связан только с подготовкой первичных документов и не требует развернутого описания взаимодействия, то его можно описать в виде таблицы участков работы, связанной с подготовкой документов, исходя из специфики деятельности Заказчика, например, по вот такой форме:

Участок работы (оказания услуг)	Периодичность исполнения (оказания услуг)
Подготовка платежных поручений по заданию руководителя, выгрузка в интернет-банк поручений (без права подписи)	Ежедневно***
Проверка и получение документов в системе электронного документооборота СБИС	Ежедневно, отправка руководителю, согласование счетов на оплату

6. Рекомендуем закрепить положения по участию в платежах, например, по такому принципу:

• «Исполнитель не управляет расчетными счетами Заказчика и не имеет доступа к наличным и безналичным денежным средствам.

• Заказчик самостоятельно производит все операции с наличными и безналичными денежными средствами, самостоятельно осуществляет авторизацию платежей по расчетным счетам, подписывает документы с помощью электронно-цифровой подписи (ЭЦП) в системе “Интернет-банк” (“Банк-Клиент”).

• По согласованию между Заказчиком и Исполнителем, Заказчик предоставляет доступ к расчетным счетам в системе “Интернет-банк” (“Банк-Клиент”) без права подписи документов, для получения информации, а также доступ к загрузке подготовленных Исполнителем платежных документов для последующей авторизации и подписи их Заказчиком».

7. На этапе регламентации участия в платежах Заказчика можно (если, конечно, нужно!) расписать порядок взаимодействия. Приведем образец таблицы, который можно использовать для процессного описания (с фрагментом примера про платежи):

Указание на хозяйственную операцию, действие, документ, отчет и т.д.	Стороны, производящие действия
	Заказчик	Исполнитель
Подготовка платежных поручений		Исполнитель подготавливает платежные поручения и загружает их в интернет банк Заказчика: 1) не позднее 13.00 дня, указанного в графике периодических платежей, 2) *****

8. По этой форме уже детально можете описать и все другие участки работы, и взаимодействия со своим клиентом.

9. Пропишите какое ПО вы используете и каков порядок доступа к нему сторон. Например: «Заказчик и Исполнитель согласовали, что оказание бухгалтерских услуг осуществляется следующим способом: на основании удаленного доступа Исполнителя к программному обеспечению Заказчика, включающего в себя программу****».

• заполнять готовые шаблоны документов, в том числе и регламенты, для новых клиентов автоматически;

• хранить необходимые документы в общем для вас с клиентом пространстве;

• обмениваться с клиентами документами через мобильное приложение или личный кабинет в браузере.

Мультибухгалтер — интуитивно понятный сервис для управления бухгалтерской фирмой.