На пути к эффективному партнерству: как начать работу с новым клиентом в бухгалтерской фирме

18 декабря 2024

У самурая, как известно, нет цели — есть только путь. Но в бухгалтерской компании все иначе: здесь есть и четкая цель, и продуманный путь к ее достижению. Свой путь есть и у клиента, который решает доверить свои финансовые дела профессионалам. Расскажем об этом пути подробнее: как бесшовно принять клиента на обслуживание и какие важные нюансы нужно учесть.

Почему важно правильно принять нового клиента на обслуживание

Стадия приема нового клиента на бухгалтерское обслуживание — наиболее уязвимая. Пока вы не подписали договор, клиент может отказаться от сотрудничества. Этого важно не допустить. А если действия ваших сотрудников не согласованы, то риск потерять клиента растет.

Представьте ситуации: разные сотрудники сообщают клиенту противоречивую информацию или обещают наладить его бухгалтерию, а сами забывают вовремя перезвонить. Будет ли у клиента доверие к фирме, которая берет на себя функции учета и контроля, но не может организовать свою работу? Вряд ли.

Мы в «Мультибухгалтере» выстроили путь клиента на основе своей практики и опыта, а теперь поделимся с вами работающей схемой.

«Мультибухгалтер» — это сервис для бухгалтерских фирм, который позволяет организовать работу с клиентами в одной системе. Он объединяет обмен задачами, напоминания, график событий, договоры и переписки с клиентами. Благодаря ему вы сможете держать все дела на контроле, а важная информация не потеряется.

Первый контакт

Когда к вам обратился потенциальный клиент, его нужно сразу же внести в список контактов. Если менеджер будет записывать новые контакты у себя в ежедневнике или в Excel, их легко забыть или потерять.

Через список новых контактов внесите всю нужную информацию о потенциальном клиенте:

фамилию и имя;
юридическое лицо или ИП;
систему налогообложения;
вид деятельности;
регион деятельности;
откуда потенциальный клиент узнал о вашей компании;
дополнительные данные, которые помогают понять особенности клиента.

Предварительный расчет стоимости обслуживания

В системе «Мультибухгалтер» можно рассчитать предварительную стоимость бухгалтерского обслуживания. Для расчета система использует базовые параметры:

организационно-правовую форму;
«индивидуальный предприниматель» или «юридическое лицо»;
налоговый режим;
выручку;
число сотрудников.

Также можно настроить дополнительные параметры исходя из своих потребностей. Итоги расчета сохраняются в системе — вы можете посмотреть их в любой момент.

Когда вы достигли договоренности с клиентом, нужно принять его в работу.

Создание нового проекта

В «Мультибухгалтере» можно обмениваться задачами и создавать групповые задачи для совместной работы с другими сотрудниками.

Чтобы работать с новым клиентом, нужно завести в задачнике специальный проект. Это делает сотрудник, который принимает новых клиентов, — например, руководитель или менеджер.

Проект — удобный способ коллективной работы с новым клиентом:

В нем указывают все особенности деятельности клиента, контакты его сотрудников, какие вопросы решают те или иные сотрудники, передается ли информационная база бухгалтерии и остальные важные вопросы.
С помощью проекта координатор назначает задачи руководителям налогового, расчетного подразделений, договорного отдела, которые в дальнейшем будут взаимодействовать с клиентом.
В проекте легко контролировать статус и сроки выполнения задач.

Договорная работа

Работа с документами может проводиться раньше, чем создается новый проект, или быть составляющей этого этапа. После того как сотрудник внес сведения о клиенте и его компании в систему «Мультибухгалтер», можно сформировать договор и комплект доверенностей. Они находятся в соответствующем реестре.

С помощью реестра договоров вы легко проконтролируете, подписан ли документ обеими сторонами — в системе для этого предусмотрена специальная опция.

Отдельно стоит сказать про тарифы. Расчетчик тарифов позволяет настраивать любые параметры, которые определяют стоимость обслуживания. В тарифные планы также включены вознаграждения бухгалтеров, которые рассчитывают налоги, зарплату и ведут учет первичных документов. Благодаря этой функции вы сможете понять, какова себестоимость обслуживания клиента, увидеть ее динамику и на основании этого при необходимости скорректировать тариф.

Принятие клиента в работу

Как мы уже сказали выше, работа с клиентом строится в проекте. В нем же руководители указывают, какие бухгалтеры будут вести компанию или предпринимателя. Затем в «Мультибухгалтере» специалисты закрепляются за новым клиентом.

Принятие клиента в работу связано с формированием графиков сдачи отчетов и уплаты налогов, а также с бухгалтерами, которые ведут клиента. Поэтому, когда организацию приняли на обслуживание, в личных кабинетах бухгалтеров в автоматическом режиме будут созданы графики работы.

После приема клиента ответственность за своевременную сдачу отчетов и уплату налогов переходит к бухгалтерской компании. Благодаря системе «Мультибухгалтер» вы легко проконтролируете все сроки и ничего не пропустите, даже если у вас на обслуживании много организаций.

Принятие клиента в работу с помощью «Мультибухгалтера» позволяет вам:

Выстроить последовательный процесс работы с потенциальными клиентами и не потерять важную информацию.
Точно и оперативно рассчитать стоимость обслуживания клиента, а также вовремя ее скорректировать.
Проконтролировать, на каком этапе находится взаимодействие с клиентом: в едином окне можно посмотреть, какие сотрудники с чем в данный момент работают.
Отследить эффективность работы сотрудников и рентабельность клиентов, сформировать статистические сводки.

С помощью системы «Мультибухгалтер» вы сможете грамотно организовать работу с потенциальными клиентами и быстрее принимать их на обслуживание.