Telegram для бухгалтеров: как наладить успешное взаимодействие с клиентами

Быстрое и удобное общение с заказчиками — основа успеха бухгалтерской фирмы. Мы проанализировали свой опыт, опыт наших коллег и определили общие проблемы в коммуникациях с клиентами.

Какие задачи нужно решить, чтобы наладить общение с клиентами

Чтобы общение было быстрым и удобным, мы выделили несколько задач, которые можно решить с помощью системы взаимодействия с заказчиками:

• Найти удобный канал связи. Традиционное общение через электронную почту не всегда эффективно. Современные предприниматели предпочитают более быстрые и удобные способы связи, такие как мессенджеры и телефонные звонки. Необходимо адаптировать систему коммуникации под потребности клиентов.

• Организовать удобное общение с несколькими контактными лицами заказчика. Со стороны клиента может быть несколько сотрудников, взаимодействующих с бухгалтерской фирмой. Это создает риск информационной перегрузки и путаницы. Нужна система, которая позволяет нескольким сотрудникам заказчика удобно общаться с бухфирмой. 

• Сохранить целостность переписки. Клиенты используют различные способы коммуникации: электронную почту, мессенджеры, мобильный личный кабинет. Это затрудняет сохранение переписки. Нужно интегрировать каналы связи в единую систему.

• Предоставить доступ к данным, если сменился сотрудник. В случае отпуска, болезни или увольнения сотрудника возникает проблема доступа к его переписке с клиентами. Нужен механизм, который дает доступ к истории коммуникаций для всех уполномоченных сотрудников.

• Автоматизировать типовые запросы. Повторяющиеся уведомления, например, о документах и сроках их отправки, лучше автоматизировать, чтобы не тратить на них много времени.

• Сформировать единую среду общения. Такая среда позволит объединить все аспекты работы: коммуникацию с клиентами, управление задачами, ведение клиентской базы, расчет тарифов, составление графиков, выставление счетов. 

• Обеспечить удобный контроль. Руководителю нужен инструмент для эффективного контроля работы бухгалтерской фирмы, позволяющий отслеживать производительность, загруженность сотрудников и оперативно реагировать на возникающие проблемы.

Как эти задачи решает «Мультибухгалтер»

«Мультибухгалтер» — это комплексная система для бухгалтерских фирм. Она уже включает в себя почтовую переписку с клиентами и мобильное приложение для обмена документами и общения. Однако многие клиенты предпочитают общаться через мессенджеры, особенно в групповых чатах. Поэтому мы решили расширить возможности «Мультибухгалтера»:

• Добавили интеграцию с Telegram.

• Разработали конструктор типовых задач.

Как все работает

• Интеграция с Telegram. «Мультибухгалтер» теперь позволяет создать общую группу в Telegram, объединяя клиентов и бухгалтеров. Клиенты могут отправлять задания и документы через привычный им мессенджер, в то время как бухгалтеры обрабатывают всю информацию непосредственно в системе.

• Единая история общения. Вся коммуникация теперь сохраняется в «Мультибухгалтере», независимо от используемого канала связи, будь то личный кабинет, мобильное приложение или Telegram. Так можно легко отслеживать историю общения и комбинировать различные способы связи без потери информации.

• Удобство для бухгалтеров. Бухгалтеры получают возможность выбирать наиболее удобный способ ответа клиентам. Они могут использовать личный кабинет, мобильное приложение или Telegram, в зависимости от ситуации и предпочтений.

• Конструктор типовых задач в Telegram. Он позволяет эффективно распределять задания между сотрудниками, отслеживать количество клиентских запросов и контролировать сроки их выполнения. Это помогает улучшить качество обслуживания клиентов.

• Автоматизация частых запросов. Конструктор автоматизирует процесс сбора документов, устраняя потребность в дополнительной переписке или звонках. Например, если клиенту нужно создать платежное поручение или оформить нового сотрудника, он просто выбирает соответствующую задачу из списка. Бот автоматически запрашивает требуемые документы, а затем направляет заявку ответственному бухгалтеру. Эта система экономит время и усилия как клиентов, так и бухгалтерской фирмы.

• Мониторинг выполнения заявок. «Мультибухгалтер» предоставляет удобный инструмент для отслеживания прогресса по каждой клиентской заявке. Система отображает все активные заявки и назначенных для их выполнения бухгалтеров. Использование цветовой индикации позволяет быстро определить статус каждой заявки: открыта она или уже выполнена. 

• Интеграция коммуникаций. Клиенты могут использовать наиболее удобные для них способы коммуникации, будь то мессенджеры или другие платформы. «Мультибухгалтер» объединяет все запросы, распределяет их между бухгалтерами, обеспечивает мониторинг и аналитику, а также создает единую среду для эффективного взаимодействия. 

Решения «Мультибухгалтер» — это:

• Эффективное рабочее пространство для бухгалтеров с личными кабинетами — все данные под рукой и в сохранности.

• Интеграция с Telegram — легкость общения с клиентами через привычный мессенджер.

• Конструктор типовых задач в Telegram — автоматизация рутинных процессов и сбор документов.

• Интеграция с почтой — все письма надежно сохраняются в системе.

• Мобильное приложение для клиентов и бухгалтеров — управление задачами и общение в любое время где угодно.

«Мультибухгалтер» сделает работу бухфирмы более эффективной и удобной. Попробуйте преимущества новых инструментов для взаимодействия с клиентами и оцените их удобство. В случае возникновения вопросов наша служба поддержки всегда готова помочь!