Вынужденная самоизоляция выявила не только множество офисных проблем бухгалтерских фирм, но и альтернативную возможность полностью перестроить работу. Решение по организации онлайн-офиса бухгалтерских фирм предоставляет Мультибухгалтер.
Первый «условно свободный» месяц от изоляции подходит к своему завершению. Те из нас, кто вернулся в офис, скажите, вы не скучаете по дистанционке, по работе из дома? Посещают ли вас мысли: а, собственно, нужен ли вообще бухфирме офис в привычном всем нам понимании, с атмосферой сопричастности к общему делу и в общих стенах?
Что хорошего в офисе
Офис — это техническая основа работы, при которой наши бухгалтерские «орудия труда» локализованы в конкретном месте.
Офис — это способ идентификации бухгалтерской фирмы как единого коллектива, контроля и передачи опыта привычным способом, на расстоянии «вытянутой руки» или соседнего кабинета. Кажется, что если не будет единого офиса, то все расползется, станет аморфным, неуправляемым.
Офис — это место приема клиентов, общения с ними, хранения и обработки «первички».
Что плохого в офисе
Офис — это затраты, затраты и еще раз затраты.
Офис — это территориальное ограничение в поиске сотрудников, а также территориальное ограничение по работе с клиентами, если мы их зацикливаем на визиты к нам в офис.
Офис, с этой точки зрения, как оковы, как скорлупа, в которой мы сидим. Мы своего рода заложники того помещения, которое выбрали.
Офис — это потеря времени сотрудников на пробки и на дорогу.
И вот, еще что. После всемирного эксперимента по самоизоляции все вдруг принудительно «познали» опыт дистанционной работы. Это как запретный плод, который все попробовали…
Альтернатива в виде дистанционки
Уйти на дистанционку можно «по жесткому», т.е. вовсе отказаться от офиса или использовать гибридный вариант, при котором оставить только маленький представительский офис для встречи с клиентами и приема от них бумажных документов.
И в первом, и во втором случае будут технические вопросы, например, переместить всю IT-структуру в облако или оставить себе сервер, обеспечить сотрудников необходимым оборудованием, теми же принтерами, если работаем с бумажной первичкой.
Но сами технические проблемы решаемы, сложнее с перестройкой управленческой структуры и контроля при ломке стандартных способов взаимодействия.
Вот, какие управленческие блоки можно реализовать, используя онлайн-офис Мультибухгалтер:
Ведение клиентской базы
Карточки организаций и клиентов, документы, счета — в одном месте и всегда под рукой.
На добавление клиента уходит не более 5 минут. Вы заносите основную информацию, остальное подтягивается по ИНН, и организация «уходит» к закрепленным бухгалтерам — их графики дополняются автоматически событиями по организации. Договора и доверенности формируются нажатием одной кнопки, а счета будут уходить сами каждый месяц вместе с платежным поручением.
Вы можете закреплять организации за сотрудниками, проверять и, если нужно, перераспределять их нагрузку. Отслеживать объем работ по организациям и клиентам, доходность и задолженность клиентов.
Контроль сдачи отчетности
Как только ввели данные по переданным вам на обслуживание организациям, сразу, автоматически по ним сформирован график сдачи отчетности, налоговых платежей, выплаты заработной платы и аванса.
Двухступенчатый контроль сдачи отчетности: первая отметка о выполнении — бухгалтера, вторая –при мониторинге фактической отправки отчетности.
Сверка сдачи отчетности через мониторинг займет, буквально, не более 1 минуты вне зависимости от величины клиентской базы, если вы осуществляете централизованную отправку, как уполномоченный представитель.
Внутренняя среда общения
Чтобы быть услышанным и не забыть, что, когда и по кому сделать есть обмен задачами. К задачам можно прикреплять файлы, перенаправлять их и отвечать, создавая полноценный чат для онлайн-общения.
Задачи легко фильтровать и не нужно искать их, например, в общем чате, т.е. вся история ваших задач легко доступна за все время работы.
Есть общая «доска объявлений» по бухгалтерской фирме в целом, где удобно размещать общую полезную информацию.
Для каждого бухгалтера предусмотрено свое личное, видимое только ему, пространство напоминаний. При этом личные напоминания можно отмечать разными цветами и назначать дату их показа.
Выставление счетов и расчет тарифов
Чтобы повысить собираемость, уменьшить дебиторку, вы можете настроить автоматическую рассылку счетов по нужной вам дате. Это огромная работа, которую теперь автоматизирована и не нужно тратить на нее время.
Вы можете задать базовые тарифы в зависимости от систем налогообложения, настроить тарифы исходя из параметров организации, количества сотрудников и документооборота, а также выбрать индивидуальные повышающие или понижающие коэффициенты.
При этом можно настроить автоматическую сверку текущей стоимости бухгалтерских услуг с расчетным тарифом, исходя, например, из размера выручки или документооборота.
Т.е. вы сможете отслеживать, где перерабатываете, не добираете и уже нужно повышать цену, а где, наоборот, есть потенциал к снижению стоимости бухуслуг.
Общение с клиентом
Для клиентов есть свои личные кабинеты, а также мобильное приложение на iOS и Android для общения с бухгалтерами и обмена документами. Т.е. это дистанционный доступ к онлайн-офису бухфирмы, где бы не находились ваши бухгалтеры или клиенты.
А для общих, например, новостных сообщений можно пользоваться рассылкой по клиентам.
В качестве решения для работы используйте «Мультибухгалтер». Это полноценный онлайн-офис бухгалтерской фирмы: связь с клиентами через ЛК, внутренняя среда с обменом задачами, с графиками и календарями по клиентам, настройка структуры фирмы, договора, управление тарифами, рассылки, счета и многое другое, что позволяет объединить работу фирмы на удаленке и не потерять ее целостность.
Андрей Жильцов, руководитель сервиса «Мультибухгалтер»