Интеграция с Telegram и конструктор типовых задач

Дорогие коллеги,

В Мультибухгалтере появились два новых инструмента для взаимодействия с вашими клиентами: интеграция с Telegram и конструктор типовых задач.

Многие предприниматели ведут свой бизнес через мессенджеры, предпочитая общение с бухгалтерами через телефон. Для этого мы запустили интеграцию с Telegram и добавили возможность настраивать типовые задачи, чтобы упростить и ускорить общение с клиентами.

Как это работает

Интеграция с Telegram: через Мультибухгалтер можно настроить общую группу в Telegram. Клиенты и их сотрудники могут отправлять задания и документы бухгалтерам, используя привычный для них мессенджер. Бухгалтеры, в свою очередь, ведут переписку и обрабатывают документы через личный кабинет в Мультибухгалтере.

Целостность переписки: вся переписка с клиентами сохраняется в Мультибухгалтере, независимо от того, каким способом было отправлено сообщение — через личный кабинет, мобильное приложение или Telegram. Например, часть сообщений можно отправить через личный кабинет, а часть — через Telegram.

Удобство для бухгалтеров: бухгалтеры могут отвечать клиентам через личный кабинет, мобильное приложение или Telegram, обеспечивая полное удобство и доступность общения.

Конструктор типовых задач в Telegram: упрощает общение клиентов с бухгалтерами и позволяет бухгалтерским фирмам эффективно распределять задачи между исполнителями, мониторить количество запросов от клиентов и контролировать сроки их выполнения.

Автоматизация частых запросов: конструктор позволяет автоматизировать наиболее частые запросы клиентов, обеспечивая своевременное получение всех необходимых документов без дополнительной переписки, звонков и вопросов.
Например, если клиенту нужно сделать платежное поручение или принять нового сотрудника, он выбирает нужную задачу из списка, и бот запрашивает требуемые документы. Это удобно как для клиента, так и для бухгалтерской фирмы. Заявка направляется бухгалтеру, который должен ее выполнять.

Мониторинг выполнения заявок: Мультибухгалтер отслеживает выполнение заявок от клиентов, отображая все незакрытые заявки и ответственных бухгалтеров.
Цветовая индикация показывает статус заявки: открыта она или выполнена, что позволяет легко контролировать ход выполнения задач.

Мы уверены, что новые возможности интеграции с Telegram сделают вашу работу еще более эффективной и удобной.

С уважением,
Команда Мультибухгалтер


Теперь расскажем, как настроить интеграции с Telegram и типовые задачи

Интеграция с Telegram

1. Добавление бота в групповой чат:
В карточках организаций добавлена секция «Интеграция с Telegram». В этой секции находится ссылка для добавления бота в групповой чат по организации. Добавьте бота Мультибухгалтер в чат, в который также добавлен клиент. Этот чат в Telegram будет связан с чатом «Общие вопросы» данной организации в Мультибухгалтере.


2. Обмен сообщениями:
Сообщения, отправленные в чат Telegram, будут появляться в Мультибухгалтере в чате «Общие вопросы» по организации. Если сообщение написано клиентом, всем закрепленным сотрудникам отправляются Push- и WebPush-уведомления. Если сообщение написано сотрудником, уведомления отправляются клиентам.
Сообщения, написанные в Мультибухгалтере, добавляются в чат Telegram от имени бота Мультибухгалтер.

Независимо от того, чем пользуется клиент (личный кабинет, мобильное приложение, Telegram), вся переписка будет в Мультибухгалтере!

3. Заполнение контактов Telegram:
В карточке сотрудника добавлено поле «Telegram». Пример заполнения поля: https://t.me/**** (ссылка копируется из настроек в Telegram).
Заполнение этого поля не обязательно для функционирования интеграции, но оно необходимо для корректной маркировки сообщений сотрудников и рассылки уведомлений.


Конструктор типовых задач

1. Настройка типовых задач:
В личном кабинете администратора добавлен раздел Настройки → Типовые задачи. В этом разделе пользователь может создавать и редактировать список типовых задач.
Типовая задача в конструкторе включает:
— Название задачи (например, «Подготовить платежное поручение»).
— Запрос данных (сообщение, которое видит клиент после выбора задачи).
— Выбор типа вложенных данных для веб-версии личного кабинета (текст и/или файлы).
— Роль закрепленного бухгалтера или конкретного сотрудника, которому направляется задача.
Обратите внимание: задача может не предполагать запроса данных. В этом случае текст «Запрос данных» можно оставить пустым или написать что-то вроде «В ближайшее время мы свяжемся с вами».


2. Работа клиента:
В личном кабинете клиента в чатах показывается кнопка «Новая задача», если создана хотя бы одна типовая задача в конструкторе. По команде во всплывающем окне открывается список типовых задач, после выбора показывается ответное сообщение и поля для ввода данных и прикрепления файлов. После отправки заявки появляется сообщение «Заявка создана».

В Telegram в чате с ботом показывается кнопка «Новая задача». По команде «Новая задача» открывается список типовых задач. После выбора задачи клиент получает ответное сообщение и может прикрепить необходимые данные.

3. Работа бухгалтера:
В личном кабинете администратора и в личном кабинете бухгалтера добавлен раздел «Заявки клиентов». В нем отображаются все заявки, направленные клиентами.
Для каждой заявки показывается:
— Название заявки
— Организация
— Дата заявки
— Ответственный сотрудник
— Приложенные данные (текст, файлы)
— Кнопка «Выполнена» (закрывает заявку)
— Кнопка «Создание задачи» (позволяет создать задачу на основе заявки клиента)
— Кнопка «Ответить в чат» (для ответа клиенту после выполнения задачи)
— Состояние заявки (открыта или выполнена), отображаемое цветом.

Бухгалтер выполняет заявку и/или отвечает клиенту в соответствующем чате. После выполнения задачи состояние заявки меняется на «Выполнена», чтобы индикатор не показывал наличие невыполненных заявок.

В личном кабинете администратора показываются все незакрытые заявки клиентов, а также информация о том, кто должен их выполнять. Заявки можно удалять. Выполненные заявки остаются в списке серыми в течение месяца, затем автоматически удаляются.



Обратите внимание:
Для клиента это называется «Задачи».
Для бухгалтера это называется «Заявки».


Надеемся, что новые инструменты Мультибухгалтера помогут вам в работе и общении с клиентами. Если возникнут вопросы, обращайтесь в нашу службу поддержки!