Бухгалтерский бизнес: как организовать хранение и доступ к информации об особенностях работы с клиентом?

Бухгалтерский бизнес — это обслуживание различных клиентов, организаций, предпринимателей, работа с каждым из которых имеет свои особенности. И это совсем не «вам как обычно, кофе и с капелькой подогретого молока….». Особенности работы, это большой массив информации хранение и быстрый доступ к которой залог безошибочности и отсутствие мучительных изысканий, а как мы с ним работаем...

Мультибухгалтер – система для бухгалтерских фирм, а значит и для этой задачи есть решение!

Особенности каждой организации, обслуживаемой в бухгалтерской фирме можно разделить на три блока:

Первый блок – учетная политика для целей бухгалтерского и налогового учета.

Второй блок – регламенты работы с клиентом на уровне договорных отношений, если они оформлены в качестве соглашений (приложений к договору).

Третий блок – особенности учета, нужные самой бухфирме, описанные на «языке внутренних коммуникаций». Например, тогда-то мы проводим по нему банк, так-то учитываем номенклатуру, а у такого-то сотрудника к ** числу запрашиваем документы по ***… вариантов может быть множество.

Если информация из третьего блока, назовем ее «карта обслуживания клиента», хранится только в голове ведущего бухгалтера, то безопасность бухфирмы может пострадать при любой нештатной смене бухгалтера. Поэтому важно эту информацию формализовать и обеспечить ее преемственность в бухгалтерской фирме.

Где и как хранить всю эту информацию?

Для этого в Мультибухгалтере есть специальный инструмент «Наши справочники». Работает он просто и эффективно, ведь Мультибухгалтер — это хорошо  организованная база клиентов и их бизнесов, переданных на обслуживание бухфирме.

Вы можете создавать любые справочники, называя их  так, как вам удобно. Для каждой организации, вы пишите комментарии, которые вам важны для работы и прикрепляете файлы. 

Например, руководитель отдела по обслуживанию клиентов на «упрощенке», создает справочник организаций, в котором прописывает условия работы с клиентами. Когда один из его бухгалтеров уйдет в отпуск или еще по каким-то причинам не на работе, то другой может легко получит доступ, к «гиду по организации» с условиями работы с ним. Да и сам руководитель в любое время может акутализировать информацию по любому из клиентов, организации которого они ведут.

Справочники настраиваются, они могут быть коллективные — видимые всем и личные, видимые только тому, кто их создал.

Если выбрать настройку, то информация из справочника будет отображаться в карточках организации, в специальном поле:

При такой настройке, доступ к особенностям работы клиента, можно быстро получить напрямую из его карточки.

Наш совет, определитесь в минимально-необходимом количестве справочников, которые будут для вас базовыми, и в рамках этого базового набора организуйте хранение важных для вас особенностей работы с клиентами.

И присоединяйтесь к Мультибухгалтеру, ведь это система для роста и развития бухгалтерских фирм!