Бухгалтерский
бизнес — это обслуживание различных клиентов, организаций, предпринимателей, работа с каждым из которых
имеет свои особенности. И это совсем не «вам как обычно, кофе и с капелькой
подогретого молока….». Особенности работы, это большой массив информации
хранение и быстрый доступ к которой залог безошибочности и отсутствие
мучительных изысканий, а как мы с ним работаем...
Мультибухгалтер
– система для бухгалтерских фирм, а значит и для этой задачи есть решение!
Особенности
каждой организации, обслуживаемой в бухгалтерской фирме можно разделить на три
блока:
Первый блок – учетная политика для целей бухгалтерского и
налогового учета.
Второй блок – регламенты
работы с клиентом на уровне договорных отношений, если они оформлены в качестве
соглашений (приложений к договору).
Третий блок – особенности учета, нужные самой бухфирме,
описанные на «языке внутренних коммуникаций». Например, тогда-то мы проводим по
нему банк, так-то учитываем номенклатуру, а у такого-то сотрудника к ** числу
запрашиваем документы по ***… вариантов может быть множество.
Если информация из третьего блока, назовем ее «карта
обслуживания клиента», хранится только в голове ведущего бухгалтера, то
безопасность бухфирмы может пострадать при любой нештатной смене бухгалтера.
Поэтому важно эту информацию формализовать и обеспечить ее преемственность в
бухгалтерской фирме.
Где и как хранить всю эту информацию?
Для этого в Мультибухгалтере есть специальный
инструмент «Наши справочники». Работает он просто и эффективно, ведь
Мультибухгалтер — это хорошо
организованная база клиентов и их бизнесов, переданных на обслуживание
бухфирме.
Вы можете
создавать любые справочники, называя их
так, как вам удобно. Для каждой организации, вы пишите комментарии,
которые вам важны для работы и прикрепляете файлы.
Например,
руководитель отдела по обслуживанию клиентов на «упрощенке», создает справочник
организаций, в котором прописывает условия работы с клиентами. Когда один из
его бухгалтеров уйдет в отпуск или еще по каким-то причинам не на работе, то
другой может легко получит доступ, к «гиду по организации» с условиями работы с
ним. Да и сам руководитель в любое время может акутализировать информацию по
любому из клиентов, организации которого они ведут.
Справочники
настраиваются, они могут быть коллективные — видимые всем и личные, видимые
только тому, кто их создал.
Если выбрать
настройку, то информация из справочника будет отображаться в карточках
организации, в специальном поле:
При такой настройке, доступ к особенностям
работы клиента, можно быстро получить напрямую из его карточки.
Наш совет, определитесь в минимально-необходимом
количестве справочников, которые будут для вас базовыми, и в рамках этого
базового набора организуйте хранение важных для вас особенностей работы с
клиентами.
И присоединяйтесь к Мультибухгалтеру,
ведь это система для роста и развития бухгалтерских фирм!