Как было:
У меня многолетний опыт работы в аутсорсе. В отсутствие системы, объединяющей информацию по клиентам, я часто сталкивалась с ситуациями, когда из поля внимания ускользали сроки или формы по некоторым отчетам, нарушались контролирующие функции руководства. О не представленных в срок или ошибочно направленных отчетах, мы узнавали только после блокировки счета, а это крайне неприятная ситуация для клиента, не говоря уже о том, что происходила дискредитация бухгалтеров, как специалистов, да и бухфирма в целом несла репутационные потери.
Также бывали случаи, когда появлялся новый сотрудник и его приходилось контролировать, поскольку у него еще не было опыта работы в бухфирме. Выявлять его ошибки удавалось, как минимум, спустя отчетность, опять-таки «огребая» проблемы. Было очень много, как я их называю, «серых зон» управления.
Что сделали:
Теперь мои рабочие управленческие будни начинаются с входа в Мультибухгалтер, через который я осуществляю контроль за работой сотрудников. Окно-анонс, всплывающее при загрузке сайта, информирует меня о предстоящих отчетных датах по видам отчетов и сроках их сдачи в пределах 3 рабочих дней.
Далее я формирую график по отделу УСН, смотрю, по кому из клиентов нужно сдать конкретный анонсированный отчет или форму, спрашиваю у сотрудника, выполнено или нет, и какие сложности возникли при работе, если пока не исполнено. Напоминаю, что надо своевременно отметить исполнение в Мультибухгалтере для контроля за работой отдела.
В начале каждого месяца я провожу «планерку», обозначая отделу задачи на предстоящий период, их объем и последовательность выполнения. Обращаю внимание на моменты, которые не учтены в Мультибухгалтере, например, сдачу таможенной отчетности (она бывает спонтанна у клиентов и сроки ее передвигаются согласно графику таможни). Подчас в процессе работы всплывают какие-то внеплановые статистические отчеты (например, кому-то из клиентов пришло письмо о сдаче формы). В таких случаях я обращаю внимание сотрудников на то, чтобы они выявили своих клиентов, которые занимаются подобными видами деятельности, и уточнили в их отношении на сайте статистики все, что касается сдачи конкретного отчета. По таким дополнительным моментам я тоже ставлю задачу сотруднику в Мультибухгалтере.
Какой результат получили:
Через контроль при помощи Мультибухгалтера, я решаю сразу несколько задач по управлению работой отдела в аутсорсинговой фирме:
- Мне легко мониторить объем работ и сроки их выполнения, от меня не ускользнет ни один отчет или форма, срок ее сдачи или уплаты.
- Удобство графиков, позволяет мне сформировать данные как обобщенно по отделу, так и обособленно по каждому сотруднику. Теперь у меня есть полная картина нагрузки бухгалтера, его трудоспособности. Опираясь на это, мне, как руководителю, проще распределять работу по сотрудникам отдела.
- Я легко выявляю «проблему на подлете», т.е. вижу невыполненную задачу, мобильно узнаю причину, оказываю содействие в решении. Соответственно, оперативность сотрудника возрастает, т.к. не накапливается «воз нерешенных проблем».
- Сотрудник, понимая, что его работа в Мультибухгалтере «как на ладони», выполняет ее ответственно и в сжатые сроки.
